1. CHARAKTETRYSTYKA SYSTEMU

    1. Zakres i przeznaczenie programu
      Program obsługi sklepu z kasami fiskalnymi "PROFIT" opracowany został w Zakładzie Szkolenia i Wdrażania Informatyki COMPED Sp. z o.o. we Wrocławiu. Umożliwia on prowadzenie sprzedaży detalicznej przy wykorzystaniu komputera oraz kas fiskalnych. Głównym zadaniem programu "PROFIT" jest pobieranie i wysyłanie danych pomiedzy wymienionymi urządzeniami. Dzięki temu możliwa jest wszechstronna analiza danych o sprzedaży oraz realizacja wielu funkcji pomocniczych jak np. informacja o stanach magazynowych, składanie zamówień, obsługa inwentaryzacji.
      Program ma możliwość prowadzenia jednocześnie wielu magazynów dzięki czemu z powodzeniem może funkcjonować nie tylko w pojedynczych sklepach ale także i w wiekszych firmach handlowych. Program wielomagazynowy może okazać się potrzebny gdy np.:
      • firma posiada kilka sklepów,
      • w sklepie istnieje kilka stoisk, które są niezależnie rozliczane i związane z odrębnymi kasami fiskalnymi,
      • istnieje magazyn na zapleczu gdzie przechowywany jest towar przed przekazaniem na stoiska,
      • istnieją inne fizyczne lub logiczne magazyny, np. magazyn braków, rezerwacji.
      System prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową dzięki czemu na biężąco można sprawdzać stany magazynowe. Typowe rozwiązanie ewidencji w sklepach zakłada, że prowadzona jest ona wg cen detalicznych. Wystepują wówczas w księgowości konta odchyleń od cen ewidencyjnych w zakresie marży i podatku VAT.

    2. Funkcje systemu
      Program posiada także inne funkcje wspomagające prowadzenie sklepu jak:
      • wystawianie dokumentów magazynowych,
      • inwentaryzacja,
      • fakturowanie,
      • prowadzenie kasy i rozliczeń,
      • analiza sprzedaży,
      • obsługa czytnika kodów kreskowych,
      • obsługa wag,
      • prowadzenie rejestrów sprzedaży i zakupu,
      • drukowanie etykiet,
      • generowanie zamówień,
      • przypisanie towarom kodu paskowego lub indeksu alfanumerycznego obok numeru PLU,
      • umożliwienie przeprowadzania zmian cen,
      • szybkie wyszykiwanie towaru poprzez nazwę, kod paskowy, indeks lub cenę,
      • definiwanie wielu użytkowników oraz przypisanie im priorytetów uprawnień dla poszcególnych opcji,
      • drukowanie oferty towarowej,
      • zapis na dysk informacji o transakcjach – generowanie raportów,
      • praca w sieci – program może być wykorzystywany jednocześnie na wielu stanowiskach.
      Program "PROFIT" jest napisany w języku CLIPPER i pracuje w systemie DOS na komputerach kompatybilnych z IBM PC.
    3. Konfiguracja sprzętowa
      Zalecana konfiguracja sprzętowa do instalacji systemu PROFIT obejmuje:
      • komputer z procesorem INTEL, 32 MB RAM, HDD > 500 MB, FDD 1,44 MB,
      • system operacyjny: DOS 6.20-…, Windows,
      • monitor VGA,
      • drukarki pracujące w standardzie ESC/P, IBM lub HPPCL z zestawem polskich znaków Mazovia lub Latin 2. Drukarki laserowe i atramentowe powinny zapewnić wydruk z programów pracujących w systemie DOS,
      • zasilacz awaryjny (UPS).
      W przypadku instalacji sieciowych zalecane jest oprogramowanie firmy NOVELL w wersji 3.11 lub nowszej. System może być instalowany również w sieciach partnerskich: Personal NetWare, Netware Lite, Lantastic, Novell DOS 7, WINDOWS 95 i innych.
      Uwaga:
      Zegar komputera powinien prawidłowo obsługiwać rok 2000.
  2. ORGANIZACJA SYSTEMU

    1. Struktura logiczna i funkcjonowanie systemu
      System obsługi sklepu składa się z podsystemów realizujących następujące funkcje:
      • ewidencję ilościowo-wartościową towarów w magazynach wraz z edycją dokumentów magazynowych,
      • analizę sprzedaży pobranej z kas fiskalnych i fakturowanie,
      • obsługę kasy i rozrachunki z dostawcami,
      • obsługę zamówień.

      MAGAZYNY
      Użytkownik systemu sam określa liczbę magazynów obsługiwanych przez system oraz numer kasy z którym dany magazyn jest powiązany. Zdefiniowane magazyny nie muszą odpowiadać dokładnie pomieszczeniom, w których magazynowane są towary. W systemie komputerowym kilka rzeczywistych magazynów może stanowić jeden magazyn logiczny. Możliwe jest też zdefiniowanie magazynów odpowiadających przykładowo salonowi ekspozycyjnemu, akwizytorom pobierającym towar, sklepom, towarom zarezerwowanym na zamówienia, towarom wybrakowanym itp.

      DOKUMENTY
      Ruch towarów w magazynach ewidencjonowany jest za pomocą dokumentów obrotowych magazynowych. W systemie muszą wystąpić dokumenty PZ, WZ, BO, PI. Pozostałe dokumenty definiowane są przez użytkownika (np. RW, ZW, PR itp.). Definiując nowy rodzaj dokumentów, użytkownik określa typ dokumentu:
      • przychodowy (+),
      • rozchodowy (-),
      • przesunięcie międzymagazynowe ( ),
      oraz dodatkowe informacje:
      • czy w nagłówku dokumentu ma wystąpić określenie dostawcy lub odbiorcy zgodnie z wykazem kontrahentów.
      Np. dokument WZ jest wyceniany w cenach sprzedaży (ze względu na przepisy podatkowe VAT) oraz musi mieć określonego odbiorcę.
      Numeracja dokumentów magazynowych jest prowadzona dla każdego rodzaju dokumentów i dla każdego magazynu niezależnie. Pełna identyfikacja dokumentu wymaga podania rodzaju dokumentu, numeru dokumentu, numeru magazynu i roku, np. WZ 00125/002/93.
      Wystawienie dokumentów przychodu i rozchodu powoduje automatyczną zmianę stanów magazynowych w magazynie wystawiającym dokument. Dokument przesunięcia międzymagazynowego powoduje automatyczne uaktualnienie stanów w magazynie wydającym i w magazynie przyjmującym.

      SPRZEDAŻ I FAKTUROWANIE
      W systemie przewiduje się możliwość wystawiania następujących dokumentów sprzedaży:
      • faktura VAT (FA),
      • rachunek uproszczony (RA),
      • faktura korygująca fakturę VAT (FK),
      • rachunek korygujący rachunek uproszczony (RK).
      Numeracja każdego rodzaju dokumentów sprzedaży jest niezależna. Istnieje możliwość wprowadzenia kilku serii faktur i rachunków (np. dla filii działu sprzedaży, dla akwizytorów itp.). Seria dokumentów sprzedaży określana jest dla każdego z magazynów oddzielnie. Sprzedaż z kilku magazynów może odbywać się wg jednej serii faktur i rachunków. Pełna identyfikacja dokumentu sprzedaży określana jest przez rodzaj dokumentu i zawiera numer dokumentu, serię i rok, np. FA 00235/01/93.
      W przypadku dokumentów korygujących sprzedaż (FK,RK), na pozycjach dokumentu należy dokonać zapisu anulującego zapis na dokumencie korygowanym (wprowadzając znak "-" przy ilości towaru) a następnie dokonać zapisu korygującego (z ilością dodatnią).

      DOSTAWY
      Zakup towarów w systemie "PROFIT" ewidencjonowany jest zarówno ilościowo (wprowadzanie PZ-ką towaru do magazynu z odpowiednimi cenami zakupu netto) jak i wartościowo (wprowadzenie kwot netto, VAT, brutto, bonifikaty z faktury dostawczej). Podczas edycji dokumentu obrotowego PZ można zakładać w słowniku towarów indeks dla nowego towaru i ustalić cenę sprzedaży dla tego towaru.
      Dane z faktury dostawczej można wprowadzić podczas edycji dokumentu PZ lub korzystając z osobnej funkcji. Istnieje możliwość anulowania (skasowania) zapisu faktury dostawczej ale może być ono dokonane gdy nie było wypłat dla dostawcy związanych z tą fakturą.

      ROZLICZENIA Z DOSTAWCAMI
      W słowniku kontrahentów znajdują się wszyscy dostawcy (mogą być oni równocześnie odbiorcami). Rozliczenie z dostawcami dokonywane jest przez wprowadzenie zapłat do ewidencji zapłat lub, gdy są to zapłaty gotówkowe, przez wystawienie dokumentu KW. Zapłaty dla dostawcy są odniesione zarówno do faktury i dostawcy; rozliczają fakturę i korygują wartość konta WN dla dostawcy a tym samym zmniejszają nasze zadłużenie wobec dostawcy.

      KASA
      W systemie prowadzona jest kasa. Dokumentami KP/KW możemy wprowadzać wszystkie wpłaty/wypłaty niezależnie czy są odniesione do konkretnej faktury sprzedaży/dostawy i kontrahenta. Do ewidencji zapłat i na odpowiednie konto WN/MA kontrahenta zapiszą się tylko te kwoty, które są dokładnie skierowane do faktury i kontrahenta.
      W systemie, oprócz bezpośredniej edycji dokumentów KP/KW występuje również automatyczne tworzenie tych dokumentów podczas edycji faktur gotówkowych oraz przy wprowadzaniu zapłat gotówkowych rozliczających faktury.
      W oparciu o poszczególne zapisy z dokumentów KP/KW wytwarzany jest za zadany okres RAPORT KASOWY. Saldo kasy przenoszone jest do następnego raportu. Wytworzenie raportu kasowego nie pozwoli dokonać obrotu gotówkowego w okresie, którego dotyczy raport. Ostatni raport kasowy można anulować (skasować).

      SŁOWNIK TOWARÓW
      Słownik towarów zawiera podstawowe informacje o towarach znajdujących się w magazynach, m.in.:
      • indeks towaru (do 15 znaków),
      • symbol SWW,
      • stawkę podatkową VAT (zw,0%,7%,22%),
      • jednostkę miary,
      • nazwę towaru,
      • opis towaru,
      • grupa towarów,
      • zawartość opakowania zbiorczego,
      • nr dostawcy (głównego lub jedynego),
      • stan minimalny,
      • stawka cła (%),
      • cena walutowa.
      Towary mogą należeć do różnych grup towarów. Umożliwia to w wielu przypadkach uzyskiwanie zestawień i informacji dla wybranej grupy towarów (np. wydruk oferty tylko dla grupy towarów 03).
      W słowniku towarów zawarte są też aktualne 3 cenniki sprzedaży. Dla każdego indeksu można podać trzy ceny. Mogą to być np.: cena netto dla sprzedaży hurtowej, cena netto dla sprzedaży detalicznej oraz cena brutto dla sprzedaży detalicznej. Charakter i interpretację tych trzech cenników określa użytkownik. Należy jednak jednoznacznie podać, czy ceny w każdym z trzech cenników są cenami netto, czy cenami brutto. Ma to istotne znaczenie w czasie wystawiania faktur. Wprowadzana w czasie edycji faktury lub rachunku cena sprzedaży jest zawsze ceną netto (bez podatku VAT). W przypadku korzystania z cennika w cenach brutto, automatycznie, w oparciu o znaną stawkę podatkową, cena brutto zostaje zamieniona na cenę netto. W przypadku rachunków uproszczonych sposób edycji rachunku jest identyczny jak przy edycji faktury VAT a jedynie końcowy wydruk rachunku ma inną postać niż faktura VAT.
    2. Podstawowe zbiory systemu
      Zbiory danych systemu PROFIT zapisywane są w standardzie DBF co umożliwia ich odczyt za pomocą systemów typu DBASE, FOX itp. oraz pobieranie tych danych przez wiele firmowych programów kalkulacyjnych. W sposób rygorystyczny zabrania się jednak bezpośredniego ingerowania w zawartość zbiorów danych w inny sposób niż poprzez system PROFIT.
      Do podstawowych zbiorów systemu należą:
      • PLU - kartoteka (słownik) towarów,
      • FIRMY - kartoteka kontrahentów,
      • MAG001, MAG002, ... - kartoteki stanów magazynowych w poszczególnych magazynach,
      • DOK001N, DOK002N, ... - dane nagłówkowe dokumentów magazynowych dla poszczególnych magazynów,
      • DOK001P, DOK002P, ... - dane o pozycjach dokumentów magazynowych dla poszczególnych magazynów,
      • SPR_N - dane o nagłówkach wystawionych faktur i rachunków,
      • SPR_P - dane o pozycjach wystawionych faktur i rachunków za sprzedaż towarów,
      • SALES - dane o paragonach pobrane z kas fiskalnych,
      • DOS_N - dane nagłówkowe z faktur dostawców,
      • ZAP - kartoteka zapłat kontrahentów,
      • KP_N, KP_P - dane o nagłówkach i pozycjach dokumentów KP,
      • KW_N, KW_P - dane o nagłówkach i pozycjach dokumentów KW,
      • RAP_KAS - dane o raportach kasowych,
      • CONFIG - zbiór pamiętający konfigurację systemu.

  3. OBSŁUGA FUNKCJI SYSTEMU

    1. Magazyny i towary

      SŁOWNIK TOWARÓW
      Funkcja umożliwia założenie i uzupełnianie słownika towarów występujących na dokumentach systemu, oraz podgląd stanów magazynowych. Dopuszcza się dopisywanie nowych pozycji do słownika towarów (klawisz F7) oraz dokonywanie niewielkich poprawek (np. korekta nazwy towaru). Nie wolno kasować lub zmieniać kodu towaru, jeżeli został on już użyty na dokumentach obrotu magazynowego.
      Słownik towarów zawiera następujące dane:
      • nazwę towaru,
      • kod paskowy,
      • czy towar ważony ?,
      • opis towaru,
      • kod artykułu,
      • czy towar aktywny ?,
      • grupa towarowa,
      • jednostkę miary,
      • stawkę podatkową VAT (zw,0%,7%,22%),
      • SWW,
      • numer dostawcy głównego,
      • numery dostawców 2 i 3,
      • uwagi.
      Istnieje możliwość wyświetlenia stanu wybranego magazynu. W tym celu należy podać numer magazynu dla którego ma być wyświetlony stan, po czym można poddać zestawienie dodatkowej selekcji.
      Dla jej potrzeb można skorzystać z pól:
      • szablon nazwy,
      • grupy towarów,
      • dostawca 1,
      • stan większy od ...,
      Otrzymane zestawienie ma podobny układ jak wcześniej wymienione lecz jest powiększone o pola: cena detaliczna oraz stan (dotyczące wybranego magazynu).

      POSŁANIE DANYCH O TOWARACH DO KASY
      Funkcja pozwala na uaktualnienie słownika towarowego w kasach fiskalnych. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia całej bazy do kasy – co spowoduje skasowanie bazy poprzedniej, lub tylko jej uaktualnienie. Dodatkowo użytkownik ma możliwość posłania tylko towarów o stanach dodatnich, lub tylko kodów aktywnych.

      OPIS TOWARU
      Dzięki tej funkcji użytkownik uzyskuje dane o towarze na podstawie wczytanego kodu paskowego.
      Kod paskowy wczytywany powinien być przy pomocy czytnika kodów paskowych podłączonego jako urządzenie dodatkowe do komputera. Po wczytaniu kodu otrzymujemy informacje o nazwie towaru, stawce VAT i jednostce miary.

      ETYKIETY
      Funkcja pozwala na wydrukowanie etykiet z cenami dla dowolnie wybranych towarów. Selekcji można dokonać odpowiednio wypełniając szablon nazwy, wybranych grup towarowych lub pobrać wprost z dokumentu PZ. Na ekranie pojawia się zestawienie towarów z którego klawiszem Insert należy dokonać ostatecznego wyboru (podświetlenie) towarów do których chcemy wydrukować etykiety, po naciśnięciu klawisza ESC system zapyta czy rozpocząć drukowanie etykiet. Wydruk powstaje w układzie:
      • nazwa towaru,
      • cena brutto,
      • kod towaru.

      STANY MAGAZYNOWE
      Funkcja służy do podglądu aktualnych stanów magazynowych oraz ich wydruku. Użytkownik podaje wstępnie następujące dane:
      • numer magazynu,
      • czy pokazywać stany zerowe (TAK/NIE),
      • czy pokazywać wartość magazynu pod zestawieniem,
      • czy pokazać jedynie towary wyselekcjonowane (TAK/NIE).
      Jeżeli użytkownik wybierze selekcję towarów to może wprowadzić następujące dane:
      • szablon nazwy (podając np. "PASTA" uzyskamy informację o stanach magazynowych tylko dla towarów o nazwie zaczynającej się od słowa PASTA; podając "_PASTA" uzyskamy dane o towarach, dla których w dowolnym miejscu nazwy występuje słowo PASTA),
      • grupa towarowa (możliwe jest podanie zakresu grup np. 5-7 lub 10,13,20-25),
      Dozwolona jest kombinacja warunków występujących przy selekcji. W wyniku działania opcji uzyskujemy wykaz stanów w układzie danych:
      • nazwa towaru,
      • kod paskowy,
      • kod towaru,
      • grupa towarowa,
      • jednostka miary,
      • stan,
      • cena detaliczna,
      • stawka VAT,
      • SWW,
      • wartość detaliczna.
      Po wyjściu z zestawienia system pozwala na uzyskanie podobnych wykazów dotyczących stanów ujemnych zerowych i niedodatnich.

      KARTY TOWAROWE
      Funkcja umożliwia pokazanie i wydrukowanie historii ruchu towaru o podanym indeksie dla wskazanego magazynu. Użytkownik podaje następujące dane wstępne:
      • okres zestawienia od/do dnia,
      • numer magazynu,
      • kod towaru.
      System podaje dane o ruchu towaru w układzie:
      • data przychodu/rozchodu,
      • stan początkowy,
      • przychód,
      • rozchód,
      • stan końcowy,
      • rodzaj i numer dokumentu magazynowego, w przypadku sprzedaży - numer kasy,
      • cena detaliczna,
      • cena zakupu,
      • numer kontrahenta.

    2. Inwentaryzacja

      1. INWENTARYZACJA CZĘŚCIOWA
        Funkcja pozwala na zinwentaryzowanie tylko wybranych artykułów w sklepie. Uzgadniane są tutaj tylko towary znajdujące się w spisie inwentaryzacyjnym, a nie jak w przypadku inwentaryzacji pełnej - wszystkie znajdujące się na stanie magazynowym. Na towary które posiadają stan magazynowy a nie znajdują się a arkuszu spisowym, w przypadku inwentaryzacji częściowej, nie zostanie wykazana różnica – dzięki temu można dokonać częściowego remanentu, pobierając do spisu np. tylko wybraną grupę towarową.

        POBIERANIE DANYCH DO SPISU
        Funkcja ta pozwala na utworzenie arkusza spisowego. Arkusz spisu z natury tworzony jest na podstawie towarów znajdujących się w jednym wybranym magazynie z możliwością selekcji indeksów towarowych. Zakres selekcji określony jest tak jak przy funkcji STANY MAGAZYNOWE. Otrzymany arkusz spisu z natury ma układ:
        • nazwa towaru,
        • kod towarowy,
        • opis towaru,
        • jednostka miary,
        • stan wg spisu z natury (do uzupełniania podczas przeprowadzania spisu),
        • cena detaliczna,
        • stawka VAT.

        WYDRUK ARKUSZ SPISOWEGO
        Funkcja pozwala na wydrukowanie czystego arkusza spisowego po wykonaniu funkcji POBRANIE DANYCH DO SPISU. Użytkownik może zmienić układ arkusz korzystając z klawiszy:
        • F10 – usuwa zaznaczoną kolumnę,
        • ALT F10 – zamiana kolumn miejscami, bieżąca kolumna zostaje zamieniona z kolumną stojącą po lewej stronie,

        EDYCJA SPISU
        W funkcji tej użytkownik wprowadza stany faktyczne z przeprowadzonej inwentaryzacji w wybranym magazynie. Istnieje także możliwość skasowania bądź dopisania kolejnych pozycji do spisu. Prawa część zestawienia zawiera informacje o bieżącym stanie magazynowym, różnicy pomiędzy stanem magazynowym a wprowadzonym spisem inwentaryzacyjnym oraz jej wartości w cenach zakupi i detalicznych. Do edycji spisu można powracać wielokrotnie przy czym nowo podany stan danego towaru zawsze likwiduje zapis poprzedni.

        RÓŻNICE INWENTARYZACYJNE
        Funkcja wylicza różnice poinwentaryzacyjnych pomiędzy stanem magazynu w dniu inwentaryzacji a stanem faktycznym wg spisu z natury.
        Użytkownik w wyniku uzgodnienia otrzyma zestawienie wszystkich uzgodnionych towarów w następującym układzie:
        • nazwa towaru,
        • kod paskowy,
        • kod towaru,
        • jednostka miary,
        • cena detaliczna,
        • ilość wg spisu,
        • ilość wg dokumentów,
        • nadwyżka,
        • niedobór,
        • wartość nadwyżki,
        • wartość niedoboru.
        Po wydrukowaniu uzgodnienia w powyższym układzie może uzyskać dodatkowo analizę różnic w grupach towarowych lub analizę różnic powyżej wskazanego stanu.

        WYDRUK SPISU
        Funkcja pozwala na wydrukowanie spisu inwentaryzacyjnego wprowadzonych wcześniej towarów wraz z dodatkowymi informacjami:
        • cena zakupu,
        • cena detaliczna,
        • wartość zakupu,
        • wartość detaliczna,
        • wartość VAT,
        • wartość netto,
        • wartość marży,
        • marża,
        • grupa towarowa.
        Istnieje możliwość wydruku skróconego spisu bez kolumn związanych z marżami.

        WYTWORZENIE DOKUMENTU PI
        Następnym etapem inwentaryzacji jest przygotowanie dokumentu obrotowego przychodowego "PI", którego pozycje odzwierciedlają pozycje z protokołu różnic inwentaryzacyjnych. Wytworzony dokument zachowany zostaje w taki sam sposób jak dokumenty poprzez opcję "ZAPIS" w czasie edycji. Rozpoczynając więc edycję dokumentów przychodowych po podaniu nazwy - "PI" można go edytować, choć nie powinno się tego robić, ponieważ odzwierciedla on wartości z protokółu różnic poinwentaryzacyjnych. W wyniku akceptacji dokumentu PI rozchodowywane są niedobory oraz wprowadzane nadwyżki do odpowiedniego magazynu.

        KASOWANIE SPISU
        Po wytworzeniu Protokółu różnic poinwentaryzacyjnych w systemie nie są pamiętane kolejne spisy z natury. Funkcja ta jest potrzebna aby przygotować pusty zbiór do nowej inwentaryzacji.
      2. INWENTARYZACJA PEŁNA
        Funkcja pozwala na zinwentaryzowanie wszystkich artykułów w sklepie. Uzgadniane są tutaj towary znajdujące się na stanie magazynowym, a nie jak w przypadku inwentaryzacji częściowej – tylko znajdujące się w spisie inwentaryzacyjnym. Na towary które posiadają stan magazynowy a nie znajdują się a arkuszu spisowym, w przypadku inwentaryzacji częściowej, zostanie wykazana różnica.

        POBIERANIE DANYCH DO SPISU
        Funkcja ta pozwala na utworzenie arkusza spisowego. Arkusz spisu z natury tworzony jest na podstawie towarów znajdujących się w jednym wybranym magazynie z możliwością selekcji indeksów towarowych. Zakres selekcji określony jest tak jak przy funkcji STANY MAGAZYNOWE. Otrzymany arkusz spisu z natury ma układ:
        • nazwa towaru,
        • kod towarowy,
        • opis towaru,
        • jednostka miary,
        • stan wg spisu z natury (do uzupełniania podczas przeprowadzania spisu),
        • cena detaliczna,
        • stawka VAT.

        WYDRUK ARKUSZ SPISOWEGO
        Funkcja pozwala na wydrukowanie czystego arkusza spisowego po wykonaniu funkcji POBRANIE DANYCH DO SPISU. Użytkownik może zmienić układ arkusz korzystając z klawiszy:
        • F10 – usuwa zaznaczoną kolumnę,
        • ALT F10 – zamiana kolumn miejscami, bieżąca kolumna zostaje zamieniona z kolumną stojącą po lewej stronie.

        EDYCJA ARKUSZY SPISU TOWARÓW
        W funkcji tej użytkownik wprowadza stany faktyczne z przeprowadzonej inwentaryzacji w wybranym magazynie. Spis inwentaryzacyjny można prowadzić równolegle w kilku arkuszach równolegle. Istnieje także możliwość skasowania bądź dopisania kolejnych pozycji do spisu. Edycję spisu należy rozpocząć od podania numeru magazynu oraz numeru arkusza spisowego (jeżeli podamy numer 0 zostanie utworzone zestawienie wszystkich arkuszy). Użytkownik może uzupełniać dwie kolumny:
        • ilość według spisu,
        • cena zakupu ( jeśli nie zgadza się z wyliczoną).
        Do edycji spisu można powracać wielokrotnie przy czym nowo podany stan danego towaru zawsze likwiduje zapis poprzedni.
        Po wydrukowaniu spisu można uzyskać zestawienie arkuszy spisowych wycenione w cenach detalicznych oraz cenach zakupu.

        RÓŻNICE INWENTARYZACYJNE
        Funkcja wylicza różnice poinwentaryzacyjnych pomiędzy stanem magazynu w dniu inwentaryzacji a stanem faktycznym wg spisu z natury.
        Użytkownik w wyniku uzgodnienia otrzyma zestawienie wszystkich uzgodnionych towarów w następującym układzie:
        • nazwa towaru,
        • kod paskowy,
        • kod towaru,
        • jednostka miary,
        • cena detaliczna,
        • ilość wg spisu,
        • ilość wg dokumentów,
        • nadwyżka,
        • niedobór,
        • wartość nadwyżki,
        • wartość niedoboru.
        Po wydrukowaniu uzgodnienia w powyższym układzie może uzyskać dodatkowo analizę różnic w grupach towarowych lub analizę różnic powyżej wskazanego stanu.

        WYDRUK SPISU
        Funkcja pozwala na wydrukowanie spisu inwentaryzacyjnego wprowadzonych wcześniej towarów wraz z dodatkowymi informacjami:
        • cena zakupu,
        • cena detaliczna,
        • wartość zakupu,
        • wartość detaliczna,
        • wartość VAT,
        • wartość netto,
        • wartość marży,
        • marża,
        • grupa towarowa.
        Istnieje możliwość wydruku skróconego spisu bez kolumn związanych z marżami.

        WYTWORZENIE DOKUMENTU PI
        Następnym etapem inwentaryzacji jest przygotowanie dokumentu obrotowego przychodowego "PI", którego pozycje odzwierciedlają pozycje z protokołu różnic inwentaryzacyjnych. Wytworzony dokument zachowany zostaje w taki sam sposób jak dokumenty poprzez opcję "ZAPIS" w czasie edycji. Rozpoczynając więc edycję dokumentów przychodowych po podaniu nazwy - "PI" można go edytować, choć nie powinno się tego robić, ponieważ odzwierciedla on wartości z protokółu różnic poinwentaryzacyjnych. W wyniku akceptacji dokumentu PI rozchodowywane są niedobory oraz wprowadzane nadwyżki do odpowiedniego magazynu.

        KASOWANIE SPISU
        Po wytworzeniu Protokółu różnic poinwentaryzacyjnych w systemie nie są pamiętane kolejne spisy z natury. Funkcja ta jest potrzebna aby przygotować pusty zbiór do nowej inwentaryzacji.

        OFERTA MAGAZYNOWA
        Funkcja umożliwia wydruk aktualnej oferty cenowej na towary znajdujące się w magazynach. Użytkownik podaje wstępne dane:
        • numer magazynu,
        • szablon nazwy,
        • zakres grup towarowych.
        Oferta jest drukowana w układzie:
        • kod artykułu,
        • nazwa towaru,
        • stawka VAT,
        • grupa towarowa,
        • jednostka miary,
        • cena brutto,
        • cena netto,
        • ilość,
        • SWW.
        Do wydruku oferty można dołączyć krótkie uwagi.

        STAN MAGAZYNU W DNIU
        Funkcja działa analogicznie jak funkcja "STANY MAGAZYNOWE", ale umożliwia podgląd i wydruk stanów magazynowych w zadanym przez użytkownika dniu. Stany uzyskiwane są przez wtórne przeliczenie zapamiętanych dokumentów obrotowych w okresie do wskazanego dnia włącznie.

    3. Dokumenty magazynowe

      EDYCJA DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH
      Funkcja programu jest wykonywana dla dokumentów przychodu, rozchodu i przesunięć międzymagazynowych. Użytkownik podaje następujące dane nagłówkowe dokumentów:
      • symbol dokumentu (np. PZ),
      • magazyn wystawiający dokument,
      • numer dokumentu (podstawiany jest kolejny),
      • datę dokumentu (podstawiana jest bieżąca),
      • symbol dokumentu,
      • konto przeciwstawne w systemie FK,
      • numer kontrahenta (dla dokumentów z występującymi danymi o kontrahencie - zgodnie ze słownikiem dokumentów);
      dla dokumentów przesunięć międzymagazynowych podawany jest dodatkowo numer magazynu źródłowego i docelowego.
      Po wprowadzeniu danych nagłówkowych dokumentu magazynowego, użytkownik podaje dane dla kolejnych pozycji magazynowych:
      • kodu towaru, względnie kod paskowy,
      • ilość; dozwolona jest ilość ze znakiem "-" (minus) dla dokumentów stornujących (korygujących),
      • cena zakupu (cena jest podstawiana automatycznie, lecz możliwa jest jej zmiana),
      • cena detaliczna, (cena jest podstawiana automatycznie, lecz możliwa jest jej zmiana, np. poprzez wykorzystanie klawisza F8 i podgląd istniejących na magazynie pozycji cenowych),
      • marża detaliczna – pozwala ustalić cenę detaliczną.
      Dla dokumentów PZ, po wprowadzeniu pozycji dokumentu, możliwe jest wprowadzenie danych zawartych na fakturze dostawcy podobnie jak w opcji WPROWADZANIE FAKTURY OD DOSTAWCY (EWIDENCJA ZAKUPU I KASA).
      Uwaga: Dane z faktury dostawcy nie muszą być dokładnie zgodne z danymi na wprowadzanym dokumencie PZ (np. mogą wystąpić różnice związane z zaokrągleniami lub ze stosowaniem w ewidencji magazynowej cen ewidencyjnych zbliżonych do cen zakupu netto z dodatkową ewidencją odchyleń od tych cen).
      Użytkownik, po edycji pozycji dokumentu ma możliwość dokonania poprawek w nagłówku dokumentu lub jego pozycjach. Po edycji dokumentu dokonuje się jego akceptacji lub zapisu chwilowego na dysk bez aktualizacji stanów magazynowych. Możliwe jest również pełne skasowanie dokumentu przed jego akceptacją.
      Powrót do wprowadzania zapisanego chwilowo na dysk dokumentu następuje przy ponownym wejściu do edycji tego rodzaju dokumentów.
      Po zaakceptowaniu dokumentu możliwy jest jego wydrukowanie. Bezpośrednio przed wydrukiem można zmienić ustawienie drukarki ("DRUKARKA").

      PRZEGLĄDANIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH
      Funkcja umożliwia przeglądanie wprowadzonych dokumentów oraz ponowny ich wydruk. Użytkownik podaje następujące dane:
      • rodzaj dokumentu,
      • magazyn,
      • numer dokumentu (z możliwością podglądu dostępnych numerów za pomocą klawisza F8).
      System podaje pełny obraz wprowadzonego wcześniej dokumentu z możliwością ponownego wydruku.

      ANULOWANIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH
      Funkcja pozwala na skasowanie wybranego dokumentu magazynowego. Po podaniu rodzaju dokumentu, magazynu którego dokument dotyczy, oraz numeru wyświetli się treść dokumentu – należy wtedy nacisnąć klawisz ESC i odpowiedzieć twierdząco (klawisz T) na zapytanie Anulowanie dokumentu (T/N). Procedura kasowania dokumentów dodatkowo zabezpieczony jest hasłem. Po skasowaniu treść dokumentu można przywołać tak jak po wykonaniu funkcji ZAPIS po zakończeniu edycji.

      ZESTAWIENIE WARTOŚCIOWE DOKUMENTÓW
      Funkcja służy do uzyskania zestawienia wystawionych dokumentów określonego rodzaju w zadanym okresie. Użytkownik podaje następujące dane:
      • rodzaj dokumentów,
      • magazyn,
      • okres od/do dnia,
      • nr konta wg planu kont w księgowości (jeśli zostanie podane to otrzymamy zestawienie wybranych dokumentów obrotowych opisanych tym kontem, z możliwością wydruku wszystkich pozycji z tych wyselekcjonowanych dokumentów),
      • numer kontrahenta (jeżeli numer nie zostanie podany, to zestawienie obejmie wszystkich kontrahentów ; dotyczy to dokumentów z danymi o dostawcy/odbiorcy).
      System podaje zestawienie dokumentów w układzie informacji zawartej w nagłówkach dokumentów.
      Po wyjściu z opcji można uzyskać dodatkowo zbiorcze zestawienie według dat lub według firm.

      ZESTAWIENIE ASORTYMENTOWE DOKUMENTÓW
      Funkcja umożliwia zestawienie ilościowe i wartościowe towarów, które wystąpiły na wskazanym rodzaju dokumentów. Użytkownik podaje dane wstępne:
      • rodzaj dokumentu,
      • numer magazynu,
      • okres od/do dnia,
      • numer kontrahenta,
      • czy selekcja (TAK/NIE); mechanizm selekcji jest identyczny jak w opcji "STANY MAGAZYNOWE".
      System podaje dane do zestawienia w następującym układzie:
      • kod,
      • nazwa towaru,
      • stawka VAT,
      • grupa towarów,
      • ilość jaka wystąpiła sumarycznie na dokumentach w zadanym okresie,
      • wartość wg cen zakupu,
      • wartość wg cen detalicznych,
      • marża,
      • numer dostawcy.

    4. Obsługa i analizy sprzedaży

      EDYCJA FAKTUR I RACHUNKÓW
      Funkcja umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży : faktur VAT (FA), rachunków uproszczonych (RA) oraz korekt do dokumentów podstawowych (FK i RK). Edycja wszystkich rodzajów dokumentów przebiega w sposób identyczny, różnice występują tylko na wydruku końcowym dokumentów sprzedaży.
      Dla wszystkich dokumentów określana jest cena brutto towaru i ilość sprzedawana. Wartość netto, podatek VAT i wartość brutto jest wyliczana przez system. W czasie edycji faktur VAT konieczne jest wpisanie odbiorcy do słownika kontrahentów, o ile jeszcze w nim nie występuje. Dopisania można dokonać w czasie podglądu słownika klawiszami F8 i potem F7. W tym przypadku należy bezwzględnie wprowadzić do słownika numer indentyfikacyjny odbiorcy. W przypadku rachunków uproszczonych można nie wprowadzać numeru odbiorcy ze słownika kontrahentów i wówczas możliwe jest wprowadzenie danych o odbiorcy bezpośrednio na rachunek, bez konieczności jego wprowadzania do słownika. Rachunek uproszczony dla odbiorcy bez numeru słownikowego musi być rachunkiem gotówkowym.
      W czasie edytowania nagłówka rachunku lub faktury użytkownik podaje następujące dane:
      • symbol dokumentu (np. FA),
      • magazyn, z którego następuje sprzedaż,
      • numer faktury/rachunku (podstawiany kolejny),
      • data dokumentu (podstawiana jest bieżąca),
      • numer paragonu,
      • data paragonu,
      • data sprzedaży,
      • numer kontrahenta,
      • dane o odbiorcy, jeżeli dla rachunku RA nie podano numeru kontrahenta (nazwa, adres, miasto, nr ident.)
      • sposób zapłaty,
      • termin płatności (w dniach),
      • datę płatności,
      • uwagi.
      Podczas edycji pozycji dokumentu użytkownik wprowadza:
      • kod towaru,
      • ilość sprzedaży,
      • cenę brutto sprzedaży.
      Po podaniu kodu pozycja magazynowa, z której następuje rozchód podstawiana jest automatycznie (z wyjątkiem sytuacji gdy w podglądzie magazynu klawiszem F8 wybierzemy pozycję indeksu bezpośrednio).
      Edycję rachunku bądź faktury można zakończyć tak jak edycje dokumentu magazynowego tzn. akceptacja , skasowaniem, zapisem lub powrócić do nagłówka czy pozycji faktury.

      PRZEGLĄDANIE FAKTUR I RACHUNKÓW
      Funkcja umożliwia przeglądanie wprowadzonych dokumentów sprzedaży oraz ponowny ich wydruk. Użytkownik podaje następujące dane:
      • rodzaj dokumentu sprzedaży,
      • serię faktury/rachunku,
      • rok wystawienia faktury/rachunku,
      • numer dokumentu (z możliwością podglądu dostępnych numerów za pomocą klawisza F8).
      System podaje pełny obraz wprowadzonego wcześniej dokumentu.

      REJESTR SPRZEDAŻY
      Funkcja służy do pokazania na ekranie oraz wydruku rejestru sprzedaży w zadanym przez użytkownika okresie czasu. Rejestr jest tworzony na podstawie wszystkich wystawionych w danym okresie dokumentów sprzedaży.
      Rejestr sprzedaży jest drukowany w układzie zgodnym z obowiązującymi wymaganiami i w podsumowaniu zawiera informacje zbiorcze do wpisania na deklarację podatkową VAT.

      RAPORT WARTOŚCIOWY SPRZEDAŻY
      Funkcja tworzy zestawienie wartościowe sprzedaży poszczególnych grup towarów dla podanej przez użytkownika kasy, w zadanym okresie. W otrzymanym wykazie można znaleźć informacje:
      • wartość netto,
      • wartość VAT,
      • wartość brutto,
      • marża procentowa,
      • marża kwotowa.
      W zestawieniu podane są także wartości sprzedaży w rozbiciu na stawki VAT.

      RAPORT ASORTYMENTOWY SPRZEDAŻY
      Z tego zestawienia użytkownik może uzyskać informacje w jakich ilościach i w jakiej cenie sprzedawane były poszczególne towary. Na wstępie należy podać numer kasy oraz przedział czasu którego zestawienie ma dotyczyć, po czym można jeszcze dokonać selekcji wykorzystując szablon nazwy, grupy towarowej i numeru dostawcy. Otrzymane zestawienie zawiera pola:
      • grupa towarowa,
      • nazwa towaru,
      • ilość sprzedana,
      • wartość sprzedaży,
      • numer dostawcy,
      • średnia dzienna sprzedaż,
      • stan magazynowy.
      Dodatkowo można uzyskać analizę sprzedaży według aktualnych cen zakupu oraz analizę oraz w podanych przez użytkownika przedziałach rotacji.

      ROTACJA
      Funkcja pokazuje dane dotyczące rotacji wybranego towaru. Po zadaniu okresu, którego analiza ma dotyczyć oraz wybraniu kodu towaru uzyskujemy informacje:
      • stan początkowy w zadanym okresie,
      • ilość towaru w dostawach,
      • ilość towaru sprzedanego,
      • stan końcowy,
      • wartość dostaw netto,
      • wartość dostaw brutto,
      • wartość sprzedaży brutto,
      • liczba dostaw,
      • liczba dni ze stanem niezerowym,
      • liczba dni sprzedaży,
      • średnia wielkość sprzedaży,
      • średnia wartość sprzedaży brutto.

      PRZEGLĄDANIE PARAGONÓW POBRANYCH Z KASY
      Funkcja tworzy zestawienie paragonów z wybranej kasy, w zadanym przez użytkownika okresie.
      W wyniku jej działania uzyskujemy informacje o czasie wystawienia paragonów oraz ich treści tzn. nazwy towarów, ich kody, ilości oraz wartość sprzedaży.

      RAPORT O SPRZEDAŻY TOWARU
      Funkcja pokazuje historię sprzedaży wybranego towaru. Na wstępie użytkownik podaje:
      • numer kasy z której sprzedaż chcemy analizować,
      • okres dla którego ma być tworzone zestawienie,
      • kod towaru.
      W wyniku czego otrzymuje zestawienie zawierające dane:
      • datę i czas sprzedaży,
      • numer kasy,
      • numer paragonu,
      • ilość,
      • wartość sprzedaży.

    5. Ewidencja zakupu

      REJESTR ZAKUPU
      Funkcja służy do pokazania na ekranie oraz wydruku rejestru zakupu w zadanym przez użytkownika okresie czasu. Rejestr jest tworzony na podstawie danych o fakturach dostawców wprowadzanych w czasie edycji dokumentów PZ lub wprowadzanych w osobnej opcji programu. W systemie nie wymaga się zgodności dokumentów dostaw (faktur dostawców) z dokumentami PZ. Może wystąpić np. sytuacja gdy do kilku dokumentów PZ nadejdzie od dostawcy jedna faktura.
      Rejestr zakupu jest drukowany w układzie zgodnym z obowiązującymi wymaganiami i w podsumowaniu zawiera informacje zbiorcze do wpisania na deklarację podatkową VAT.

      WPROWADZANIE FAKTUR OD DOSTAWCÓW
      Dane o fakturze dostawcy, wprowadzane wiernie z faktury, obejmują:
      • rodzaj faktury:
        O - zakup związany ze sprzedażą opodatkowaną,
        C - zakup związany ze sprzedażą opodatkowaną i sprzedażą nieopodatkowaną,
        K - faktura/rachunek korygujący dostawcy,
        spacja - jeżeli w czasie wystawiania dokumentu PZ brak jest faktury dostawcy;
      • kwota do zapłaty (należność za fakturę),
      • termin zapłaty,
      • data wpływu faktury,
      • numer faktury dostawcy,
      • data faktury,
      • wartości netto zakupu dla towarów ze stawką 0% i zwolnionych, 7% i 22%,
      • wartości podatku VAT dla towarów ze stawką 7% i 22%,
      • udzielony rabat wg wartości netto,
      • zmniejszenie podatku VAT w związku z udzielonym rabatem,
      • wartość brutto ( może różnić się od kwoty do zapłaty o zaokrąglenia).
      Dane te są następnie automatycznie wpisywane do rejestru zakupu.

      ANULOWANIE FAKTURY OD DOSTAWCY
      Funkcja służy do skreślenia wprowadzonego zapisu faktury/rachunku od dostawcy, jeśli nie została dokonana jakakolwiek wypłata dla tego odbiorcy. Użytkownik przywołuje dokument do anulowania na ekran, tak jak w opcji przeglądania faktur od dostawcy, i następnie, po podaniu hasła może dokonać jego skreślenia. Anulowany zapis "znika" z systemu wraz ze skreśleniem adnotacji na dokumencie obrotowym "PZ" o fakturze od dostawcy, jeśli była ona wprowadzona razem z "PZ"-ką.
    6. Kasa

      EDYCJA DOKUMENTÓW KP i KW
      Funkcja umożliwia edycje dokumentów KP i KW. W odróżnieniu od opcji "ZAPŁATY", możliwe jest wystawianie dokumentów nie związanych z fakturami od dostawców i dla odbiorców. W takich sytuacjach nie wprowadzamy danych o numerze faktury i numerze kontrahenta. Nie nastąpi wówczas odnotowanie operacji gotówkowej w kartotece kontrahentów.
      Użytkownik wprowadza następujące dane:
      • numer KP/KW,
      • data wpłaty,
      • numer kontrahenta lub dane o wpłacającym,
      • uwagi oraz pozycje KP/KW,
      • treść,
      • rodzaj dokumentu (DO jeżeli KW dotyczy zapłaty za fakturę dostawcy),
      • numer dokumentu dostawy (podgląd F8),
      • konto przeciwstawne MA/WN,
      • kwota wpłaty/wypłaty.

      PRZEGLĄDANIE DOKUMENTÓW KP i KW
      Funkcja umożliwia przeglądanie i wtórny wydruk dokumentów KP/KW w układzie jak w czasie ich edycji.

      ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW KP i KW
      Zestawienie dokumentów KP/KW uzyskiwane jest dla wskazanego kontrahenta lub dla wszystkich kontrahentów i w ograniczeniu do zadanego okresu. Wyprowadzana jest informacja nagłówkowa z dokumentów KP/KW (bez treści z pozycji dokumentów).

      RAPORTY KASOWE
      Funkcja pozwala otrzymać w oparciu dokumenty kasowe KP/KW raport kasowy za zadany okres. Saldo kasy na podsumowaniu raportu przenoszone jest jako stan otwarcia kasy do następnego raportu.

      EDYCJA RAPORTU KASOWEGO
      Funkcja służy do wytworzenia raportu kasowego za okres od daty ostatniego raportu do daty podanej przez użytkownika. Na raporcie kasowym znajdują się wszystkie pozycje z dokumentów kasowych z określonego okresu.

      PRZEGLĄDANIE RAPORTU KASOWEGO
      Każdy z wytworzonych raportów kasowych można obejrzeć, po podaniu przez użytkownika nr raportu.

      KASOWANIE OSTATNIEGO RAPORTU KASOWEGO
      Funkcja służy do skasowania ostatniego raportu kasowego. Może to być konieczne gdy chcemy dokonać operacji gotówkowej w okresie zamkniętym wytworzonym ostatnim raportem.
    7. Komunikacja z kasą fiskalną

      POBRANIE DANYCH O SPRZEDAŻY
      Funkcja pobiera dane o sprzedaży z kasy fiskalnej. Zadaniem użytkownika jest tylko podanie numeru kasy z których ma nastąpić pobranie. Pobranie danych jest konieczne dla prawidłowego działania większości funkcji programu związanymi z przeglądaniem i analizą sprzedaży na paragony.

      POBRANIE DANYCH O TRANSAKCJI
      Funkcja pobiera dane z wybranego paragonu z kasy fiskalnej. Na wstępie należy podać numer kasy z której ma nastąpić pobranie oraz numer paragonu.

      PORÓWNANIE STANÓW WG KOMPUTERA I KAS
      Funkcja pobiera z określonej przez użytkownika kasy dane o sprzedaży po czym porównuje do danych znajdujących się w programie. Rozbieżność pomiędzy danymi podanymi z kasy a zawartymi w programie komputerowym mogą być wynikiem między innymi chwilowym brakiem komunikacji pomiędzy urządzeniami.
      W przypadku wystąpienia takiej rozbieżności należy skorzystać z opcji UZGODNIENIE STANÓW PC->KASA.
    8. Obsługa systemu

      SORTOWANIE KARTOTEK
      Funkcja sortowania danych ma charakter pomocniczy, i podczas normalnej pracy systemu nie jest konieczne jej wykonywanie. Posortowanie kartotek jest jednak niezbędne do prawidłowej pracy systemu i musi być wykonane w czasie instalacji programu oraz po wszelkich stwierdzony błędach lub nieprawidłowościach w działaniu programu.
      Sortowanie kartotek jest operacją "odnawiającą" system i jej zastosowanie może w wielu przypadkach pomóc w usunięciu błędów, nigdy natomiast nie powoduje skutków negatywnych. Z tego względu zaleca się przeprowadzanie okresowego sortowania danych, np. co kilka dni.

      SŁOWNIK GRUP TOWARÓW
      Funkcja umożliwia definiowanie grup towarów. Użytkownik określa następujące dane:
      • numer grupy towarów (np. 01, 02 itd.),
      • opis słowny grupy (np. meble ogrodowe, biurka, fotele).
      Wprowadzenie grup towarów umożliwia uzyskiwanie pewnych informacji zbiorczych dla całej grupy towarów (np. stany magazynowe w zadanej grupie towarów, wydruk oferty dla zadanej grupy towarów itp.).

      SŁOWNIK JEDNOSTEK MIARY
      Funkcja umożliwia określenie jednostek miary stosowanych w systemie. Użytkownik podaje następujące dane:
      • symbol jednostki (np. MB),
      • opis słowny jednostki (np. metr bieżący).

      SŁOWNIK RODZAJÓW DOKUMENTÓW
      Funkcja umożliwia zdefiniowanie rodzajów dokumentów, które występują w ewidencji magazynowej systemu. Użytkownik wprowadza następujące dane:
      • symbol dokumentu (WZ,PZ,PR,RW.MM itp.),
      • nazwa dokumentu (np. przyjęcie zewnętrzne, protokół różnic),
      • typ dokumentu ("+" - przychodowy, "-" - rozchodowy, spacja - przesunięcie międzymagazynowe),
      • czy dokument jest wyceniany w cenach sprzedaży (T - tak),
      • czy na dokumencie występują dane odbiorcy lub dostawcy ze słownika kontrahentów (T - tak, np. dla WZ).
      Dokumenty PZ i WZ muszą być zdefiniowane i wprowadzone do słownika dokumentów. Nazwa PI jest zastrzeżona dla dokumentu przychodowego - Protokół poinwentaryzacyjny. Dokumentu o takim symbolu zostaje wytworzony automatycznie w opcji INWENTARYZACJI.

      SŁOWNIK OPERATORÓW
      Funkcja umożliwia wprowadzenie danych o operatorach systemu. Użytkownik wprowadza następujące dane:
      • kod operatora (3 litery np. JAN),
      • nazwisko operatora (np. Jan Nowak),
      • hasło operatora (do 6 liter),
      • priorytet (ranga operatora).
      Każdy z operatorów ma określoną rangę (priorytet), która pozwala mu na dostęp tylko do tych funkcji systemu, które mają próg nie wyższy niż ta ranga.
      Przy uruchomieniu programu operator pytany jest o hasło. Po prawidłowym podaniu hasła możliwe jest wejście do programu. Wszystkie dokumenty drukowane w systemie są sygnowane kodem operatora, który uruchomił program. Operator może zmienić swoje hasło w opcji ZMIANA HASŁA OPERATORA.

      USTAWIANIE KOLORÓW
      Funkcja ta pozwala użytkownikom kolorowych monitorów na dobranie kolorów na ekranie wg własnego uznania. Posiadacze monitorów mono VGA mogą ustawić poziomy szarości. Wyborowi podlegają kolory tekstu, tła, tekstu wyróżnionego i tła wyróżnionego dla trzech obiektów: tabel - kartotek, słowników wywoływanych klawiszem F8 oraz tej części ekranu, która nie jest zajęta przez tabele i słowniki. Posiadacze kart graficznych HERCULES mają mniejsze możliwości wyboru. Dla nich zalecane są dwa ustawienia MONO i INVERS MONO.

      ZMIANA HASŁA OPERATORA
      Każdy z operatorów w dowolnej chwili może zmienić swoje dotychczas funkcjonujące hasło i ta funkcja pozwala właśnie na tę zmianę.

      USTAWIANIE PROGU DOSTĘPU DO OPCJI
      Po uruchomieniu tej funkcji użytkownik o najwyższym priorytecie otrzyma kompletną listę funkcji systemu PROFIT. Wstawiając przy odpowiednich funkcjach cyfrę od 0 do 9 użytkownik określa progi dostępu do poszczególnych funkcji, a tym samym określa dostęp do funkcji dla poszczególnych operatorów, którym również nadał priorytety. Operator ma dostęp jeśli jego ranga (priorytet) nie jest niższy niż próg dostępu do funkcji.

      OPCJA UNIWERSALNA
      Funkcja dostępna tylko dla serwisu oprogramowania.

  4. ZASADY EKSPLOATACJI SYSTEMU

    1. Konfiguracja komputera
      System PROFIT funkcjonuje prawidłowo w środowisku systemu operacyjnego MS-DOS wersja 3.30 lub wyższa. Bardzo istotna dla prawidłowego funkcjonowania programu jest właściwa konfiguracja komputera:
      • w zbiorze CONFIG.SYS w kartotece głównej dysku twardego powinien znajdować się zapis: FILES=100 (lub więcej), BUFFERS=20 (lub więcej; zwiększanie tej liczby powyżej 30 nie jest jednak zalecane),
      • w zbiorze AUTOEXEC.BAT powinien znajdować się na początku zapis: SET CLIPPER=//F:95
      Przykładowa postać zbioru CONFIG.SYS:

      DEVICE=E:\DOS\HIMEM.SYS
      DEVICE=C:\DOS\EMM386.EXE RAM
      DOS=HIGH,UMB
      FILES=100
      BUFFERS=20

      Przykładowa postać zbioru AUTOEXEC.BAT:

      SET CLIPPER=//F:95
      PROMPT $P$G
      PATH C:\DOS

      Wywołanie programu zainstalowanego przykładowo w kartotece C:\PROFIT odbywa się poprzez wykonanie poleceń:

      C:
      CD \PROFIT
      DTK

      Polecenia te mogą być dopisane do zbioru AUTOEXEC.BAT, wydane bezpośrednio z klawiatury lub zapisane w zbiorze NC.MNU programu NORTON COMMANDER.
      Prawidłowe funkcjonowanie programu PROFIT w wersji jednostanowiskowej wymaga założenia podkartoteki o nazwie "#01" w kartotece, w której zainstalowany jest program. W omawianym przykładzie będzie to kartoteka C:\PROFIT\#01. W przypadku instalowania programu z dyskietki instalacyjnej kartoteka ta zakładana jest automatycznie.
      Instalacja programu w wersji sieciowej powinna być przeprowadzona przez serwis oprogramowania lub doświadczonego informatyka. Dla wersji sieciowej 3 stanowiskowej należy założyć odpowiednio podkartoteki o nazwach #01, #02, #03.
      Stosowanie programów rezydentnych typu "cache", np. NCACHE lub podobnych, powinno być przeprowadzone z dużą ostrożnością. W przypadku wystąpienia trudności należy skontaktować się z serwisem oprogramowania. Dotyczy to również konfigurowania pamięci EMS.
      Zaleca się zachowanie dużej staranności przy instalowaniu na komputerze innych programów, a szczególnie oprogramowania korzystającego z rozszerzonego obszaru pamięci RAM.
      Niedopuszczalne jest wykorzystywanie komputera w firmie do gier. Grozi to uszkodzeniem danych lub wprowadzeniem do systemu wirusa komputerowego.
    2. Zabezpieczenie i ochrona danych
      Prawidłową eksploatację programu i bezpieczeństwo danych zapewnia:
      • sprawny i niezawodny sprzęt komputerowy,
      • prawidłowa konfiguracja komputera i programu,
      • posiadanie zasilacza awaryjnego UPS (!),
      • wykonywanie okresowej archiwizacji danych,
      • unikanie uruchamianie na komputerze wielu różnorodnych programów, a w szczególności gier i zabaw niewiadomego pochodzenia,
      • zmiana konfiguracji komputera tylko przez doświadczonego informatyka,
      • okresowa kontrola antywirusowa komputera ( w przypadku uruchamiania na komputerze oprogramowania obcego lub korzystania z obcych dyskietek).
      Archiwizacja danych na dyskietki zabezpieczające powinna być przeprowadzana co najmniej jeden raz w tygodniu. Dyskietki z kopią danych po zamknięciu miesiąca powinny być przechowywane przez dłuższy okres czasu. Dyskietki z archiwizacji bieżącej (np. codziennej lub cotygodniowej) mogą być wykorzystywane cyklicznie. Zaleca się w okresie wdrażania systemu przeznaczenie na archiwum dyskietek oznakowanych napisem "poniedziałek", "wtorek", "środa" itd. i archiwizowanie na te dyskietki danych z kolejnych dni. Po upływie tygodnia te same dyskietki wykorzystujemy ponownie, zgodnie z ich oznaczeniem.
      Użytkownik musi mieć świadomość, że w przypadku awarii dyskietki archiwalne mogą umożliwić odzyskanie danych jakie były wprowadzone do komputera tylko do chwili ostatniej archiwizacji danych (!).
      Uwaga: W przypadku braku dyskietek archiwalnych serwis oprogramowania może odmówić czynności związanych z odzyskiwaniem lub testowaniem uszkodzonych danych użytkowych systemu !
      Archiwizacje danych na dyskietki przeprowadza się za pomocą opcji znajdującej się w menu programu opcji ARCHIWIZACJA DANYCH.
      Zalecane jest przeprowadzenie archiwizacji zbiorów danych we wszystkich sytuacjach związanych z wymianą oprogramowania lub serwisem sprzętu komputerowego (np. czyszczenie napędów, montaż dodatkowego dysku lub karty w komputerze, instalacja sieci itp.).
    3. Postępowanie w przypadku błędów i awarii Błędy w funkcjonowaniu programu mogą wystąpić z wielu powodów. Najczęściej są to:
      • przerwy lub zakłócenia w zasilaniu komputera przy braku zasilacza awaryjnego,
      • niewłaściwa konfiguracja systemu operacyjnego komputera,
      • wyłączenie komputera w czasie obliczeń lub pozostawania wewnątrz programu,
      • działanie wirusa komputerowego,
      • usterki programu występujące w czasie jego wdrażania lub modyfikowania (dopuszczalne we wstępnym okresie eksploatacji systemu),
      • uszkodzenie komputera (np. dysku twardego).
      W przypadku stwierdzenia błędów w działaniu programu zaleca się przeprowadzenie następujących kroków:
      • zapisanie okoliczności, w których wystąpił błąd, godziny i daty,
      • przepisanie z ekranu komunikatów o błędzie; szczególnie cenne są dla serwisu oprogramowania komunikaty w języku angielskim,
        UWAGA: najczęściej możliwe jest wydrukowanie komunikatów o błędzie klawiszem "PrtSc" przy włączonej drukarce,
      • ewentualne wykonanie kontroli antywirusowej systemu,
      • restart komputera i ponowne wywołanie programu,
      • WYKONANIE SORTOWANIA KARTOTEK !
      • zawiadomienie serwisu w przypadku jeżeli błędy i niezgodności nie ustąpiły i każdorazowo w przypadku błędów sygnalizowanych na ekranie i powodujących przerwanie działania programu.
      Prawidłowa eksploatacja systemu pozwala ograniczyć błędy i usterki do minimalnej ilości, czego życzy użytkownikom producent oprogramowania.

  5. DODATKI
    OPIS KLAWISZY SYSTEMOWYCH

    1. Przeglądanie i edycja dla tabel poziomych

      Strzałka Góra, Dół - przewijanie wierszy
      Strzałka Prawo, Lewo - przewijanie kolumn
      PgUp, PgDn - przewijanie wierszy stronami
      Ctrl PgUp - pierwszy wiersz kartoteki
      Ctrl PgDn - ostatni wiersz kartoteki
      Home - Pierwsza kolumna na ekranie
      End - ostatnia kolumna na ekranie
      Ctrl Home - pierwsza kolumna kartoteki
      Ctrl End - ostatnia kolumna kartoteki

    2. Przeglądanie i edycja dla tabel pionowych

      Strzałka Góra, Dół - przewijanie pól
      PgUp, PgDn - przewijanie pól stronami
      Ctrl PgUp - pierwsze pole
      Ctrl PgDn - ostatnie pole
      Ctrl Strz. Góra - poprzedni wiersz kartoteki
      Ctrl Strz. Dół - następny wiersz kartoteki

    3. Klawisze funkcyjne i inne

      Enter - wejście do edycji pola i zaakceptowanie nowej wartości;
      poza edycją pola potwierdzenie działania
      Esc - wyjście z przeglądania lub zaniechanie edycji pola
      F1 - wywołanie podpowiedzi
      F2 - przełączanie pomiędzy poziomym a pionowym sposobem wyświetlania kartoteki (tabeli)
      F3 - wyszukiwanie wg aktywnego klucza sortującego;
      po podaniu w wyświetlonym okienku ciągu znaków wyszukiwany jest w obrębie całej kartoteki pierwszy wiersz, którego klucz sortujący:
      • rozpoczyna się od podanego ciągu (dla klucza typu znakowego)
      • jest równy wpisanej danej (dla liczb, dat i wyrażeń logicznych)
      F4 - wyszukiwanie wg bieżącej kolumny;
      wpisanie ciągu powoduje poszukiwanie wśród wszystkich wierszy następujących po wierszu bieżącym tego, którego wybrana kolumna:
      • zawiera, lub gdy ciąg rozpoczniemy znakiem "!", rozpoczyna się podanym ciągiem (dla kolumn znakowych)
      • jest równa wpisanej danej (dla liczb, dat i wyrażeń logicznych)
      F5 - zmiana sposobu uporządkowania (klucza sortującego) kartoteki
      F6 - rozpoczęcie wyszukiwania literowego z klawiatury dla tabel posortowanych alfabetycznie
      F7 - dopisanie nowego wiersza w kartotece
      F8 - wyświetlenie (o ile istnieje) słownika lub kartoteki pomocniczej do aktualnie edytowanego pola lub zmiennej
      SHIFT F9 - unieruchomienie kolejnej kolumny (*)
      SHIFT F10 - zwolnienie ostatnio unieruchomionej kolumny (*)
      F10 - usunięcie kolumny (**)
      ALT F10 - zamiana kolumn miejscami (**)
      TAB - przeniesienie danej ze słownika lub kartoteki pomocniczej do edytowanego pola (przy wyświetlonym słowniku) lub skopiowanie danej z wiersza położonego nad linią aktualnie edytowaną
      ENTER - przeniesienie danej ze słownika lub kartoteki pomocniczej do edytowanego pola (przy wyświetlonym słowniku)
      Ctrl ENTER - przeniesienie danej ze słownika lub kartoteki pomocniczej w przypadku, gdy wiersz słownika był aktualnie uzupełniany
      DEL - skasowanie aktualnego wiersza tabeli, a w czasie edycji danych skasowanie znaku
      <- - skasowanie znaku w czasie edycji danej
      INS - przełączanie sposobu pisania znaków (nadpisywanie - wstawianie)
      Możliwość przywołania klawiszem F8 słownika lub kartoteki pomocniczej sygnalizowana jest użytkownikowi przez postać kursora migającego w czasie edycji danej. Kursor znajdujący się w górnej części znaku wskazuje na aktywność klawisza F8.
      Klawisze oznaczone (*) działają tylko w niektórych funkcjach programu, przy przeglądaniu zestawień, słowników. Nie działają podczas edycji dokumentów.
      Klawisze oznaczone (**) działają tylko wtedy, gdy kolumny tabelek są oddzielone podwójną kreską.
      Uwagi dotyczące wyszukiwania:
      Jeżeli tabela, którą widzimy na ekranie jest posortowana to sposób posortowania klucz sortujący) pokazany jest w dolnej linii ramki np. ( nazwa ). Klucz ten może być zmieniany klawiszem F5. Wpisywanie kolejnych początkowych znaków klucza spowoduje przesuwanie się podświetlonego pola do wiersza, w którym jest pozycja zgodna z wpisywaną. Poszukiwanie kolejnej pozycji należy rozpocząć od wciśnięcia klawisza F6.
      Inny sposób przeszukiwania posortowanych tabel realizowany jest po naciśnięciu klawisza F3.
      Wyszukiwanie przy pomocy klawisza F4 stosować można zarówno dla tabel posortowanych jak i nie posortowanych.