1. CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU

    1. Zakres i przeznaczenie programu
      System informatyczny ŚRODKI TRWAŁE przeznaczony jest do obsługi kartotek środków trwałych i prowadzenia ewidencji odpisów amortyzacyjnych.
      System ŚRODKI TRWAŁE umożliwia pełną ewidencję dotyczącą środków trwałych i wartości niematerialnych oraz informacje o rzeczywistych i planowanych odpisach amortyzacyjnych.
      Program pozwala:
      • na prowadzenie pełnej Księgi środków trwałych;
      • wystawianie druków:
        "OT" (przyjęcie środka trwałego),
        "LN" (likwidacja środka trwałego);
      • automatyczne wykonywanie BO na nowy rok obrotowy z kontrolą przejścia z metody degresywnej na liniową;
      • automatyczne uaktualnianie danych dla środków trwałych:
        likwidowanych,
        amortyzowanych, których zwiększa się lub zmniejsza wartość;
      • kontrolę końca amortyzacji środków trwałych;
      • pełną ewidencję odpisów amortyzacyjnych od momentu wprowadzenia środków trwałych do ewidencji aż do jego likwidacji i usunięcia z ewidencji;
      • tworzenie planu amortyzacji środków trwałych;
      • na podstawie ewidencji odpisów amortyzacyjnych tworzenie tabel umorzeń i amortyzacji na dany rok obrotowy;
      • wystawianie dokumentów księgowych dotyczących miesięcznych odpisów amortyzacyjnych i ich dekretację w systemie Finasowo-Księgowym "BONUS";
      • archiwum środków zlikwidowanych.
      System dostosowany jest do obowiązujących w Polsce przepisów prawnych i podatkowych (podstawowy akt prawny : Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20.01.1995 r. - pełna treść po aktualizacji z dnia 14.06.1995 r.).
      Dane użytkowe systemu przechowywane są w plikach typu dbf, co ułatwia przekazywanie danych do innych programów. System opracowano w języku CLIPPER v. 5.2 na komputery IBM oraz kompatybilne, pracujące w środowisku systemu operacyjnego DOS. Wersja sieciowa programu dostosowana jest do oprogramowania systemowego Novell NetWare a w przypadku mniejszych instalacji, do oprogramowania Personal NetWare, NetWare Lite lub podobnego.

  2. ORGANIZACJA I STRUKTURA SYSTEMU

    1. Funkcje systemu
      System umożliwia realizowanie następujących funkcji:
      • zakładanie Kartoteki Środka Trwałego z informacjami podstawowymi i uzupełniającymi;
      • prowadzenie ewidencji odpisów amortyzacyjnych;
      • wydruk kartoteki z tabelą amortyzacji dla pojedynczego środka trwałego;
      • likwidacja środka trwałego;
      • druk dokumentów: "OT" - przyjęcie środka trwałego i "LN" - likwidacja środka trwałego;
      • wytwarzanie B.O. na 01.01. dla nowego roku obrachunkowego;
      • przygotowanie dokumentu księgowego dotyczącego amortyzacji z możliwością przesłania go do systemu FK "BONUS";
      • tabele i zestawienia;
      • przeglądanie archiwum środków zlikwidowanych;
      • funkcje pomocnicze i kontrolne;
      • funkcje ochrony i zabezpieczenia danych.

    2. Komputerowe zbiory danych.
      Komputerowe zbiory danych systemu ŚRODKI TRWAŁE dzielą się na podstawowe, uzupełniające i narzędziowe. W zbiorach podstawowych zawarta jest informacja o wszystkich środkach trwałych i przebiegu ich amortyzacji. Zbiory te dostarczają informacji do tabel i zestawień. Zbiory uzupełniające zawierają informacje umożliwiające pełniejszy opis danych w zbiorach podstawowych. Są to głównie zbiory słownikowe. Zbiory narzędziowe nie służą do przechowywania informacji i są wykorzystywane doraźnie w czasie przetwarzania danych zawartych w zbiorach podstawowych i uzupełniających.
      Najważniejsze zbiory podstawowe systemu to zbiory o nazwach: KST.dbf i ZOA.dbf.

      Zbiór KST.dbf zawiera następujące informacje o środku trwałym:
      NR_EWID ch(10) - numer ewidencyjny,
      NR_INWEN ch(10) - numer inwentarzowy,
      NAZWA_ST ch(40) - nazwa środka trwałego,
      KRST ch(5) - grupa środka trwałego (opis kodu znajduje się w słowniku grup środka trwałego),
      POCHODZI ch(1) - pochodzenie środka trwałego (opis kodu znajduje się w słowniku pochodzenia środka trwałego),
      MIEJSCE ch(5) - kod miejsca użytkowania środka trwałego (opis kodu znajduje się w słowniku miejsc użytkowania środka trwałego),
      ODPOWIE ch(5) - kod osoby odpowiedzialnej za użytkowany środek trwały (opis kodu znajduje się w słowniku osób odpowiedzialnych za użytkowany środek trwały),
      DATA_EWID date - data wprowadzenia do ewidencji środka trwałego,
      WART_ZAK n(15.2) - wartość wprowadzanego do ewidencji środka trwałego (jest to zwykle wart. zakupu, może to być także wart. początkowa środka trwałego wprowadzanego B.O. do ewidencji komputerowej na podstawie jednego z możliwych sposobów ustalenia wartości początkowej),
      DATA_US_EW date - data usunięcia środka trwałego z ewidencji,
      OPIS_US_EW ch(40) - powód usunięcia środka trwałego z ewidencji,
      WART_SPR n(15.2) - wartość środka trwałego usuwanego z ewidencji (może to być wart. sprzedaży lub wart. pozostała do umorzenia środka trwałego nie całkowicie zamortyzowanego),
      METODA_AMO ch(1) - metoda amortyzacji, są cztery: liniowa, degresywna, progresywna i 100% umorzenie; tutaj także zaznaczamy cyfrą "5", że dany środek trwały nie podlega amortyzacji,
      STAWKA_AMO n(5.1) - stawka amortyzacji w procentach,
      WSPOLCZ n(4.1) - współczynnik podwyższenia stawki amortyzacji,
      CZY_AMO ch(1) - znacznik czy dokonywać odpisów amortyzacyjnych, T/N,
      ZAMORTY ch(1) - znacznik czy środek trwały zamortyzowany, T/N,
      AKTU_UMO n(15.2) - wartość bieżącej miesięcznej raty odpisu amortyzacyjnego,
      AKTU_WAR n(15.2) - ostatnio ustalona wartość początkowa środka trwałego,
      KONTO_WN ch(15) - konto po stronie WN dotyczące odpisów amortyzacyjnych,
      KONTO_MA ch(15) - konto po stronie MA dotyczące odpisów amortyzacyjnych,
      DRUGI_WN ch(15) - wtórne konto po stronie WN dotyczące odpisów amort.
      DRUGI_MA ch(15) - wtórne konto po stronie MA dotyczące odpisów amort.,
      T_PRODU ch(15)
      T_NR_FABR ch(15)
      T_TYP ch(15)
      T_ROK_PROD ch(4)
      T_OPIS ch(40) - pola dotyczące informacji związanej danymi technicznymi,
      DOSTAWCA ch(30)
      DOWOD_DOST ch(20) - pola dotyczące informacji o dostawie,
      LINIA_1 ch(40) - tutaj, gdy chcemy zachować nr OT na pierwszym znaku umieścić "*" podać numer i zamknąć go również "*"; pozostałe znaki nie będą traktowane jako numer OT ,
      LINIA_2 ch(40)
      LINIA_3 ch(40)
      LINIA_4 ch(40) - pola dotyczące innych pozostałych informacji.

      Zbiór ZOA.dbf zawiera następujące informacje o amortyzacji środków trwałych:
      NR_INWEN ch(10) - numer inwentarzowy,
      DATA_WAR_P date - data ustalenia wartości początkowej (t.j. data z B.O. 01.01, data pierwszego dnia po miesiącu wprowadzenia do ewidencji, lub data ustalenia nowej wartości środka trwałego, lub data otwarcia okresu zawieszenia naliczania odpisów amortyzacyjnych, lub data otwarcia powrotu z zawieszenia naliczania odpisów amortyzacyjnych i itp.),
      WAR_P_AKTU n(15.2) - wartość początkowa (może to być wartość z B.O. na 01.01., lub wartość zaktualizowana podniesieniem lub pomniejszeniem wartości danego środka trwałego, lub wartość wynikająca z przeszacowania wartości początkowej),
      WAR_U n(15.2) - wartość umorzenia do tej pory,
      WAR_U_AKTU n(15.2) - wartość umorzenia do tej pory zaktualizowana o wartość wynikającą z przeszacowania środka trwałego,
      UMO_ROCZNE n(15.2) - sumaryczna wartość odpisów amortyzacyjnych dla okresu od daty ustalenia wartości początkowej do końca roku lub do następnej daty ustalenia nowej wartości początkowej,
      UMO_MIESIE n(15.2) - wartość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego,
      METODA_AMO ch(1) - metoda amortyzacji, tutaj mogą wystąpić: liniowa, degresywna, progresywna,
      STAWKA_AMO n(5.1) - stawka amortyzacji w procentach,
      WSPOLCZ n(4.1) - współczynnik podwyższenia stawki amortyzacji,
      DATA_DEKR date - data wykonania ostatniego dekretu do systemu informatycznego FK BONUS,
      UWAGI ch(15) - opis powodu utworzenia nowego okresu amortyzacyjnego (np. B.O., zakup, zawieszenie amortyzacji, podniesienia lub zmniejszenie wartości środka trwałego, likwidacja, przeszacowanie).
      Wyżej opisane zbiory są identyczne dla przechowywania zlikwidowanych środków trwałych w ARCHIWUM.
      Do zbiorów uzupełniających zaliczamy następujące zbiory słownikowe:
      SL_GRUPA.dbf - słownik grup środków trwałych (KRST)
      SL_MIEJS.dbf - słownik miejsc użytkowania środka trwałego (zakład, wydział, itp.)
      SL_ODPOW.dbf - słownik osób odpowiedzialnych za użytkowany środek trwały,
      SL_POCHO.dbf - słownik sposobów pozyskiwania - pochodzenia środka trwałego (zakup nowego lub używanego środka trwałego, ukończona inwestycja, obcy środek trwały w użytkowaniu, itp.)
      CONFIG.dbf i STATUS.dbf - zbiory konfiguracyjne systemu.
      Do zbiorów o charakterze technicznym, nie zawierających informacji dotyczących danych o środkach trwałych należą zbiory: EDIT.dbf, HELP.dbf, HELP.dbt, MENU.dbf, PARADRUK.dbf, QGUS.dbf.
    3. Zasady wprowadzania danych o środku trwałym.
      Dane charakteryzujące środek trwały wprowadza się do Kartoteki Środka Trwałego. Aby otrzymać pełną charakterystykę środka trwałego należy podać następujące informacje:
      • numer ewidencyjny, nazwę i numer inwentarzowy środka trwałego,
      • grupa środka trwałego (KRST),
      • pochodzenie środka trwałego, np. może to być zakup nowego lub używanego środka trwałego, ukończona inwestycja, obcy środek trwały w użytkowaniu, itp.,
      • miejsce użytkowania środka trwałego,
      • osoba/grupa osób odpowiedzialna za użytkowany środek trwały,
      • informacje o wciągnięciu do ewidencji środka trwałego: data i wartość zakupu/wytworzenia,
      • metoda i stawka oraz współczynnik podnoszący stawkę amortyzacji środka trwałego,
      • informacje o usunięciu z ewidencji środka trwałego (wprowadzana dopiero w momencie likwidacji środka trwałego), data, opis powodu usunięcia i wartość pozostała do umorzenia (jeżeli środek trwały nie jest całkowicie zamortyzowany),
      • informacja czy środek trwały ma być amortyzowany czy jest już zamortyzowany,
      • postać kont WN i MA, na których ma być dokonany dekret dotyczący odpisów amortyzacyjnych, jeśli występują również konta wtórne to je także należy podać,
      • dane techniczne o środku trwałym ( producent, numer fabryczny, typ i rok produkcji),
      • informacje o dostawcy środka trwałego (nazwa dostawcy, numer i data dostawy),
      • uwagi uzupełniające informacje o środku trwałym i o tym co się z nim dzieje.
      Dalsze informacje o środku trwałym znajdują się w zbiorze odpisów amortyzacyjnych.
      Wprowadza się tutaj tylko informacje o amortyzacji tych środków trwałych, które mają być amortyzowane. Dla jednego środka trwałego może to być kilka okresów amortyzacyjnych, nawet w ciągu jednego roku obrachunkowego. Danymi o amortyzacji w jednym okresie amortyzacji są:
      • data ustalenia wartości początkowej środka trwałego - może to być:
        • data 01.01. każdego nowego roku obrachunkowego,
        • data pierwszego dnia po miesiącu wprowadzeniu do ewidencji,
        • data ustalenia nowej wartości środka trwałego,
        • data otwarcia okresu zawieszenia naliczania odpisów amortyzacyjnych,
        • data otwarcia powrotu z zawieszenia naliczania odpisów amortyzacyjnych,
        • data likwidacji, czy zakończenia naliczania rat amortyzacyjnych;
        • inne;
      • wartość początkowa środka trwałego - może to być:
        • wartość z B.O. na 01.01. każdego nowego roku obrachunkowego,
        • wartość zaktualizowana podniesieniem lub obniżeniem wartości danego środka trwałego,
        • wartość wynikająca z przeszacowania wartości początkowej,
        • inne;
      • wartość umorzenia do dnia ustalenia nowego okresu amortyzacyjnego,
      • wartość umorzenia zaktualizowana o wartość wynikającą z przeszacowania środka trwałego do dnia ustalenia nowego okresu amortyzacyjnego,
      • sumaryczna wartość odpisów amortyzacyjnych dla okresu od daty ustalenia wartości początkowej do końca roku lub do następnej daty ustalenia nowej wartości początkowej,
      • wartość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego,
      • metoda amortyzacji, stawka amortyzacji w procentach, współczynnik podwyższenia stawki amortyzacji,
      • data wykonania ostatniego dekretu do systemu informatycznego FK BONUS (wpisywana automatycznie w momencie wykonania dekretów do FK BONUS lub wpisywana indywidualnie przez operatora),
      • opis powodu utworzenia nowego okresu amortyzacyjnego.
    4. Opis zdarzeń dotyczących środków trwałych w zbiorze odpisów amortyzacyjnych
      B.O. ŚRODKA TRWAŁEGO
      Na każdy nowy rok obrachunkowy musi być otwarty nowy okres amortyzacyjny. W zbiorze odpisów amortyzacyjnych wprowadza się jedną linię informacji, zawierającą:
      • data wartości początkowej, czyli 01.01. rr;
      • wartość początkową:
        • dla metody liniowej jest to wartość zakupu plus ewentualne wcześniejsze podniesienia/obniżenia wartości,
        • dla metody degresywnej jest to wartość zakupu pomniejszona o dotychczasowe umorzenie oraz o wcześniejsze podniesienia/obniżenia wartości;
      • wartość umorzenia będzie sumą dotychczasowych rat umorzeń;
      • wartość umorzenia zaktualizowana jest to wartość umorzenia zwiększona o ewentualne umorzenie wynikające z przeszacowania środków trwałych;
      • wartość miesięcznej amortyzacji wyliczamy:
        (wartość początkowa * stawka amortyzacji * współczynnik) : 12;
      • wartość rocznego umorzenia liczoną:
        12 * wartość miesięcznej amortyzacji.
        Jeśli przekracza ona wartość pozostałą do umorzenia to wówczas znajduje się tutaj wartość pozostała do umorzenia;
      • powtarzamy metodę, stawkę i współczynnik amortyzacji.
        Jeśli dla środka trwałego amortyzowanego metodą degresywną w ubiegłym roku wystąpiło takie zmniejszenie ustalonej raty amortyzacyjnej, że była ona mniejsza niż wyliczona metodą liniową
        (wartość zakupu + obniżenia/podwyższenia * stawka / 12),
        to wówczas w bieżącym roku następuje przejście na metodę liniową.
        Wprowadzamy więc tylko metodę liniową i stawkę amortyzacyjną, natomiast współczynnik równy zero.
      • opisujemy powód utworzenia linii w zbiorze odpisów amortyzacyjnych - "BO 01.01.".

      ZMNIEJSZENIE / ZWIĘKSZENIE WARTOŚCI ŚRODKA TRWAŁEGO
      Dla opisania takiej operacji w zbiorze odpisów amortyzacyjnych musimy wykonać dwie linie informacji, ponieważ podniesienie/obniżenie wartości następuje w miesiącu faktycznego dokonania zmiany, natomiast zwiększenie/zmniejszenie z tego tytułu raty amortyzacyjnej następuje w następnym miesiącu.
      A więc pierwsza linia informacji ma postać:
      • data ustalenia wartości początkowej, będąca datą zmiany wartości środka trwałego;
      • wartością początkową będą:
        • dla metody liniowej - suma dotychczasowej wartości początkowej i wartość o którą zwiększamy/zmniejszamy środek trwały;
        • dla metody degresywnej - jest to wartość wynikająca z wartości początkowej dotychczasowej (z ostatniego ustalonego okresu) pomniejszonej o wartość umorzenia za poprzedni okres i pomniejszonej/ powiększonej o wartość zwiększenia/zmniejszenia wartości środka trwałego;
      • wartość umorzenia jest to wartość umorzenia z poprzedniego okresu powiększona o kwotę okresowego umorzenia z poprzedniego okresu;
      • wartość umorzenia zaktualizowana = wartość umorzenia;
      • kwota okresowego i miesięcznego umorzenia jest taka sama jak w poprzednim okresie;
      • metodę, stawkę i współczynnik amortyzacji powtarzamy z poprzedniego okresu;
      • opis ustalenia nowego okresu - "zmniejszenie/zwiększenie wartości".
      Druga linia informacji ma postać:
      • data ustalenia wartości początkowej to jest data miesiąca po miesiącu dokonania zmiany wartości środka trwałego;
      • wartość początkową powtarzamy z pierwszej linii;
      • wartość umorzenia wyliczamy sumując umorzenie i ratę miesięczną z pierwszej linii;
      • wartość umorzenia zaktualizowana = wartość umorzenia;
      • kwota miesięcznej raty amortyzacyjnej:
        • dla metody liniowej wyliczana jest następująco:
          (wartość początkowa już zwiększona/zmniejszona * stawka * współczynnik) : 12;
        • dla metody degresywnej liczymy inaczej:
          cofamy się do B.O. tego środka trwałego w danym roku obrachunkowym, aby wziąć wartość początkową, do której dodajemy wartość zwiększeń/zmniejszeń do czasu ostatniej zmiany wartości w bieżącym roku obrachunkowym i tę kwotę mnożymy przez stawkę i współczynnik oraz dzielimy przez 12 miesięcy;
      • kwotę roczną umorzenia wyliczamy mnożąc ratę miesięczną przez ilość pozostałych do końca roku miesięcy. Jeśli ta kwota przekracza wartość pozostałą do umorzenia, to wówczas kwota roczna umorzenia będzie tą wartością pozostałą do umorzenia;
      • powtarzamy z pierwszej linii metodę, stawkę, współczynnik i opis amortyzacji.

      LIKWIDACJA ŚRODKA TRWAŁEGO
      Dla zapisania informacji o likwidacji środka trwałego w zbiorze odpisów amortyzacyjnych wytwarzamy linie danych o następującej postaci:
      • data ustalenia wartości początkowej będącą pierwszym dniem miesiąca po miesiącu w którym nastąpiła likwidacja środka trwałego;
      • wartość początkowa będąca wartością:
        • dla metody liniowej wartością początkową z poprzedniej linii informacyjnej;
        • dla metody degresywnej jest to wartość początkowa z poprzedniego okresu pomniejszona o wartość umorzenia z poprzedniego okresu;
      • wartość umorzenia jest to suma wartośći umorzenia i umorzenia okresowego za poprzedni okres;
      • wartość umorzenia zaktualizowana = wartość umorzenia;
      • wartość miesięcznej amortyzacji = zero
      • wartość okresowej amortyzacji = zero
      • powtórzyć metodę, stawkę i współczynnik amortyzacji z poprzedniego okresu;
      • opis zdarzenia: "likwidacja".

      ZAWIESZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO
      Zawieszenie środka trwałego może nastąpic z różnych przyczyn, np. praca sezonowa lub całkowite niewykorzystanie środka trwałego.
      Dla zapisania informacji o zawieszeniu środka trwałego w zbiorze odpisów amortyzacyjnych wytwarzamy linie danych o następującej postaci:
      • data ustalenia wartości początkowej będącą pierwszym dniem miesiąca po miesiącu w którym nastąpiło zawieszenie środka trwałego;
      • wartość początkowa będąca wartością:
        • dla metody liniowej wartością początkową z poprzedniej linii informacyjnej;
        • dla metody degresywnej jest to wartość początkowa z poprzedniego okresu pomniejszona o wartość umorzenia z poprzedniego okresu;
      • wartość umorzenia jest to suma wartośći umorzenia i umorzenia okresowego za poprzedni okres;
      • wartość umorzenia zaktualizowana = wartość umorzenia;
      • wartość miesięcznej amortyzacji = zero
      • wartość okresowej amortyzacji = zero
      • powtórzyć metodę, stawkę i współczynnik amortyzacji z poprzedniego okresu;
      • opis zdarzenia: "zawieszenie".
      Jeśli zawieszenie nastąpiło z powodu sezonowej pracy urządzenia, wówczas należy ustalić wartość miesięcznych odpisów amortyzacyjnych, poniewaz nie będzie ona ustalana dla dwunastu miesięcy tylko dla tylu ile wynosi sezon pracy urządzenia.

      ODWIESZENIE ŚRODKA TRWAŁEGO
      Po okresie zawieszenia wykonywanie odpisów amortyzacyjnych, jeśli chcemy przywrócić amortyzacje środka trwałego, należy w Zbiorze Odpisów Amortyzacyjnych wytworzyć następującą linię informacji:
      • data ustalenia wartości początkowej, będzie datą pierwszego dnia miesiąca od którego wznawiamy amortyzację,
      • wartośc początkowa jest powtórzeniem wartości początkowej z poprzedniej linii informacji o ile powrót do amortyzowania nie jest to spowodowany zmianą wartości środka trwałego,
      • wartość umorzenia i wartość umorzenia zaktualizowana jest powtórzeniem informacji z poprzedniej linii,
      • wartość miesięcznej amortyzacji, albo powtarzamy z linii przed zawieszeniem środka trwałego, albo wyliczamy znając ilość miesięcy pracy sezonowej danego środka trwałego,
      • wartość rocznego okresowego umorzenia jest kwotą wynikającą z pomnożenia ilości miesięcy pozostałych do końca roku/okresu i stawki miesięcznej amortyzacji. Jeśli kwota ta przekracza wartość pozostałą do umorzenia, to wpisuje się tutaj właśnie tę kwotę pozostałą do umorzenia,
      • metoda, stawka i współczynnik amortyzacji jest przepisywany z poprzedniej linii informacji,
      • opisujemy powód zdarzenia: "ODWIESZENIE".

  3. OPIS FUNKCJI SYSTEMU

    1. Przygotowanie systemu do pracy.
      System ŚRODKI TRWAŁE, tak jak większość systemów informatycznych wymaga skonfigurowania i wykonania kilku czynności o charakterze administracyjnym.
      Czynności te wykonuje zazwyczaj osoba, która instalowała system i będzie spełniać rolę nadzorcy.

      KONFIGURACJA SYSTEMU
      W opcji tej podajemy dane identyfikujące firmę: nazwę, adres, NIP, itp. ułożone w kilku liniach. Kolejne dane to:
      • skrócona nazwa firmy, która będzie się drukować na wydrukach tabel, list i zestawień;
      • rok obrotowy w księgowości;
      • określenie czy dekrety dotyczące miesięcznych odpisów amortyzacyjnych będą pojedyńcze (dla każdego środka trwałego osobno) czy zbiorcze (posumowane wg identyczności kont księgowych);
      • określenie symbolu dziennika, do którego będą automatycznie księgowane dekrety dotyczące odpisów amortyzacyjnych w systemie FK BONUS;
      • określenie, jakiej długości będzie symbol dziennika w FK BONUS (jeden czy dwa znaki);
      • format wartości;
      • długość nazwy opisującej środek trwały;
      Prawidłowe podanie następnych danych konfiguracyjnych wymaga pewnej wiedzy informatycznej. "Katalog dyskowy" to ścieżka do katalogów o nazwie #01, #02 itp., bez ostatniego członu, zakończona znakiem "\" (backslash). Wymienione katalogi to katalogi robocze współużytkowników programu pracującego w sieci. Przy pracy jednostanowiskowej potrzebny jest jeden katalog roboczy i zazwyczaj jeśli program instalowany jest w np. w katalogu C:\SRODKI.TRW, to jako katalog roboczy zakładamy C:\SRODKI.TRW\#01 i wpisujemy katalog dyskowy : C:\SRODKI.TRW.
      Taką samą ścieżkę możemy podać jeśli program pracuje w sieci i wszystkie stacje robocze mają dysk twardy C: i założone katalogi C:\SRODKI.TRW\#01. Jeśli stacje robocze nie mają dysków twardych i dysk sieciowy jest widziany przez nie jako F: to na tym dysku zakładamy katalogi np. F:\SRODKI.TRW#01, F:\SRODKI.TRW\#02, ..., F:\SRODKI.TRW\#xx i jako katalog dyskowy wpisujemy w konfiguracji F:\SRODKI.TRW\. W powyższym przykładzie xx jest liczbą użytkowników poprzedzoną ewentualnie zerem. W takiej konfiguracji każdy użytkownik wywołuje program z parametrem równym numerowi podkatalogu roboczego a więc : est 01, est 02,..., est xx.
      Ostatnie trzy parametry konfiguracyjne, które należy podać związane są z archiwizacją danych. Można je potraktować jako 3 linie polecenia wsadowego, którego użyjemy do archiwizowania np.
      1. arj a srodki *.dbf *.mem *.dbt
      2. copy srodki.arj a:
      3. dir a: /p
      Nie wszystkie linie muszą być wypełnione.
    2. Menu
      Sterowanie programem odbywa się za pomocą systemu zagnieżdżonych menu. Wybór opcji odbywa się przez ustawienie podświetlenia klawiszami ruchu kursora lub klawiszem z pierwszą literą nazwy opcji i potwierdzenie klawiszem ENTER.
      Powrót do menu niższego poziomu następuje po naciśnięciu klawisza ESC. W opisie funkcji programu wielokrotnie podawane są symbole klawiszy, które są aktywne lub które należy nacisnąć. Podanie podwójnego symbolu np. SHIFT i F8, ALT i F9, CTRL i F9 itp. oznacza konieczność naciśnięcia najpierw pierwszego wymienionego klawisza a potem drugiego bez zwalniania pierwszego.
      Wytłuszczonym drukiem zaznaczono pozycje, których wybranie powoduje rozwinięcie kolejnego menu.
      • KARTOTEKA ŚRODKÓW TRWAŁYCH
      • EDYCJA KARTOTEKI ŚRODKÓW TRWAŁYCH
      • ZAKŁADANIE KARTOTEKI DLA ŚRODKA TRWAŁEGO
      • WYDRUK KARTOTEKI ŚRODKA TRWAŁEGO
      • DRUKI
        • PRZYJĘCIA ŚRODKA TRWAŁEGO OT
        • LIKWIDACJI ŚRODKA TRWAŁEGO LN
      • ZDARZENIA DOTYCZĄCE ŚRODKÓW TRWAŁYCH
        • LIKWIDACJA
        • ZAWIESZENIE
        • ODWIESZENIE
        • ZWIĘKSZENIE / ZMNIEJSZENIE WARTOŚCI
      • DEKRETOWANIE
        • PRZYGOTOWANIE DEKRETÓW
        • ODBLOKOWANIE DATY OSTATNIEGO DEKRETOWANIA
        • AKTUALIZACJA DATY OSTATNIEGO DEKRETOWANIA
        • OTWARCIE NOWEGO ROKU B.O.
      • ZESTAWIENIA
        • ZESTAWIENIE MIESIĘCZNYCH UMORZEŃ
        • ZESTAWIENIE ŚRODKÓW TRWAŁYCH ZA ROK
        • WYDRUK ANALIT.ROCZNY WART.ŚR.TRW.
        • ZESTAWIENIE OBROTÓW ŚRODKÓW TRWAŁYCH
      • ARCHIWUM
      • SŁOWNIKI
        • SŁOWNIK MIEJSC UŻYTKOWANIA
        • SŁOWNIK ODPOWIEDZIALNYCH ZA UŻYTK.
        • SŁOWNIK GRUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH
        • SŁOWNIK POCHODZENIA ŚRODKA TRWAŁEGO
      • OBSŁUGA SYSTEMU
        • SORTOWANIE KARTOTEK
        • ARCHIWIZACJA DANYCH
        • SŁOWNIK OPERATORÓW
        • KONFIGURACJA
          • KONFIGURACJA SYSTEMU
          • ZMIANA HASŁA OPERATORA
          • USTAWIANIE PROGU DOSTĘPU DO OPCJI
          • USTAWIANIE KOLORÓW
        • WYDRUK ZAPAMIĘTANYCH PLIKÓW
        • OPCJA UNIWERSALNA
        • SYSTEM OPERACYJNY
        • OPERACJE Z DYSKIETKAMI
          • PRZEGLĄDANIE DYSKIETKI
          • FORMATOWANIE DYSKIETKI

    3. Kartoteka środków trwałych
      Wprowadzając środek trwały do ewidencji należy wiedzieć, czy dany środek trwały będziemy amortyzować i znać już sposób, w jaki go będziemy amortyzować. Są trzy sposoby amortyzacji: liniowa, degresywna i progresywna. Pomocnicze operacje kontrolne naliczania wartości początkowej i odpisu amortyzacyjnego są wykonane dla metody liniowej i degresywnej. Dla metody progresywnej należy samemu wpisać dane o wartościach: początkowej, umorzeniu dotychczasowym i amortyzacji miesięcznej.
      Naliczanie amortyzacji (wytworzenie rekordu w zbiorze odpisów amortyzacyjnych) nastąpi pierwszego dnia następnego miesiąca po miesiącu wciągnięcia środka trwałego do ewidencji. Jeśli użytkownik chce automatycznie otrzymać listę miesięcznych dekretów dotyczących amortyzacji, musi podać postać kont WN i MA biorących udział w księgowaniu podstawowe (np. grupa "4" i "0") i wtórne (np. grupa "5").
      Ponieważ na podstawie pełnych danych w Kartotece Środka Trwałego można wydrukować druk "OT" przyjęcie do użytkowania, należy możliwie najdokładniej opisywać środek trwały.
      Środek trwały można wprowadzać w dwóch układach ekranowych: poziomym lub pionowym. Bardziej preferowanym - wygodniejszym wydaje się układ pionowy.
      Widzimy wtedy na ekranie więcej informacji dotyczących środka trwałego. W tym układzie na końcu listy danych znajdują się cztery linijki dodatkowych indywidualnych informacji uzupełniających opis środka trwałego.

      ZAKŁADANIE I EDYCJA KARTOTEKI ŚRODKÓW TRWAŁYCH
      Funkcja umożliwia wprowadzanie środka trwałego do Kartoteki Środków Trwałych a także do Zbioru Odpisów Amortyzacyjnych. Dane w miarę zachodzących zmian są aktualizowane w obu zbiorach.

      WYDRUK KARTOTEKI ŚRODKA TRWAŁEGO
      Każdy z wprowadzonych do ewidencji komputerowej środków trwałych można wydrukować w postaci karty środka trwałego na kartce A-4.

      WYDRUK KARTOTEKI ŚRODKA TRWAŁEGO
      Każdy z wprowadzonych do ewidencji komputerowej środków trwałych można wydrukować w postaci karty środka trwałego na kartce A-4.

      DRUK PRZYJĘCIA ŚRODKA TRWAŁEGO - "OT"
      Po wprowadzeniu środka trwałego do Kartoteki Środków Trwałych można w oparciu o dane kartotekowe na kartkach A-4 wydrukować druk "OT" - przyjęcie do użytkowania.

      LIKWIDACJA ŚRODKA TRWAŁEGO
      Jeśli chcemy zlikwidować środek trwały korzystając z tej funkcji, to po jej uruchomieniu podajemy: numer ewidencyjny środka trwałego, datę jego likwidacji oraz opis powodu likwidacji. Program zamknie w zbiorze odpisów amortyzacyjnych okres naliczania rat amortyzacyjnych i w Kartotece Środków Trwałych umieści informację, że dany środek trwały nie podlega amortyzacji i uzupełnione zostaną dane o likwidacji środka trwałego.
      Zlikwidowany środek trwały nadal pozostaje w Kartotece Środków Trwałych, aż do momentu gdy użytkownik sam zadecyduje o jego usunięciu z Kartoteki Środków Trwałych i Zbioru Odpisów Amortyzacyjnych. Powinien on znajdować się w komputerowej ewidencji co najmniej do końca okresu obrachunkowego w księgowości.
      W czasie wykonywania BO na nowy rok obrachunkowy, będzie można zadecydować co zrobić ze środkiem trwałym zlikwidowanym w poprzednich latach. Takie środki trwałe można usunąć bez śladu lub przenieść do tzw. Archiwum lub pozostawić w Kartotece Środków Trwałych.
      Po likwidacji środka trwałego można od razu wydrukować druk "LN" - likwidacja środka trwałego.
      Środek trwały, możemy zlikwidować indywidualnie - ręcznie w następujący sposób. W Zbiorze Odpisów Amortyzacyjnych wykonać działania opisane w rozdziale 2.IV "LIKWIDACJA ŚRODKA TRWAŁEGO". Po zamknięciu okresu naliczania rat amortyzacyjnych, należy w Kartotece Środka Trwałego w polu z pytaniem: czy amortyzować ?, wpisać "N".

      DRUK LIKWIDACJI ŚRODKA TRWAŁEGO - "LN"
      Dla każdego zlikwidowanego środka trwałego nadal znajdującego się w ewidencji możemy wydrukować druk "LN" - likwidacja środka trwałego.
    4. Dekretowanie i bilans otwarcia

      PRZYGOTOWANIE DEKRETÓW
      W Kartotece Środka Trwałego znajdują się informacje o postaci kont, które uczestniczą w księgowaniu miesięcznych odpisów amortyzacyjnych. Jeśli uruchomimy tę funkcję możemy otrzymać listę dekretów na zespole kont "0", "4", a także "5", jeśli podana zostanie postać konta wtórnego. Tą listę można wydrukować i może ona być potraktowana jako Polecenie Księgowania. Księgowania w zależności od ustawienia parametru mogą być pojedyncze na każdy środek trwały lub zbiorczo na poszczególne grupy kont. Jeśli użytkownicy prowadzą księgowość na oprogramowaniu firmy "COMPED" (system FK "BONUS"), można dekrety te automatycznie przenieść do tego systemu.
      Po wykonaniu przeksięgowania do FK BONUS w Zbiorze Odpisów Amortyzacyjnych zostanie wpisana data księgowania. Data ta również wpisania zostaje do zbioru systemowego, który przechowuje dane kontrolne o używaniu programu.

      ODBLOKOWANIE DATY OSTATNIEGO DEKRETOWANIA
      Może się zdarzyć, że po wykonaniu przeksięgowania do systemu FK "BONUS", chcemy coś zmienić w danych o środku trwałym. Musimy wówczas odblokować datę ostatniego księgowania w zbiorze odpisów amortyzacyjnych i zbiorze systemowym i funkcja ta nam to umożliwia. Po wpisaniu daty poprzedniego księgowania, możemy teraz ponownie wykonać przeksięgowanie do FK "BONUS".

      AKTUALIZACJA DATY OSTATNIEGO DEKRETOWANIA
      Jeśli nie wykonujemy automatycznego dekretowania odpisów amortyzacyjnych, wówczas ta funkcja pzwala nam wpisać datę ostatniego dekretowania wykonanego ręcznie.

      OTWARCIE NOWEGO ROKU - B.O.
      Na początek każdego nowego okresu obrachunkowego w księgowości, powinniśmy otworzyć nowy okres naliczania rat amortyzacyjnych. Funkcja ta sprawdza, czy dany środek trwały jest już zamortyzowany; jeśli tak, to w Kartotece Środka Trwałego w polu: czy amortyzować ?, wpisuje "N", a w polu: czy zamortyzowany ?, wpisuje "T". Sprawdzane jest także, czy środek trwały jest zlikwidowany w roku obrachunkowym poprzednim i w poprzednich latach, jeśli tak to użytkownik podejmuje decyzję czy środek trwały usunąć bez śladu, przenieść do tzw. Archiwum lub pozostawić w Kartotece Środków Trwałych. Dla pozostałych środków trwałych w Zbiorze Odpisów Amortyzacyjnych zostanie automatycznie otwarty nowy okres amortyzacyjny (B.O. zwykle na dzień 01.01.). Podczas wytwarzania BO na nowy rok wykonywana jest kontrola, czy użytkownik sam ręcznie dla pojedynczych środków trwałych nie otworzył okresu na 01.01 nowego roku.
      Sposób wykonania B.O. w Zbiorze Odpisów Amortyzacyjnych opisany został w rozdziale 2.IV.
    5. Zestawienia

      ZESTAWIENIE MIESIĘCZNYCH UMORZEŃ
      Funkcja służy do uzyskania tabeli amortyzacji rzeczywistej lub planowanej za dany rok obrachunkowy. Jeśli użytkownik chce otrzymać rzeczywiste dane, musi podać miesiąc ostatniego dekretowania lub zaakceptować podstawioną datę z ostatniego automatycznego dekretowania do FK BONUS.
      Użytkownik określa następujące warunki do wytworzenia tabeli:
      • jak pogrupować środki trwałe (POJEDYNCZO, WG GRUP, WG MIEJSC UŻYTKOWANIA, WG OSÓB/GRUP OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH za użytkowany środek trwały),
      • jeśli pogrupowanie POJEDYNCZE, należy określić, czy zestawienie dla (WSZYSTKICH środków trwałych, WYBRANEJ GRUPY, WYBRANEGO MIEJSCA UŻYTKOWANIA, środków trwałych,
      • określić, czy zestawienia dla WSZYSTKICH już wcześniej wybranych środków trwałych, czy dla TYLKO UMORZONYCH w zadanym okresie bez środków trwałych w 100% umorzonych i nie podlegających amortyzacji, czy dla środków trwałych WSZYSTKICH OPRÓCZ W 100% umorzonych w momencie zakupu, czy dla środków trwałych w 100% UMORZONYCH w momencie zakupu.
      System tworzy tabelę podającą:
      • opis środków trwałych stosowny do wybranych warunków,
      • wartości miesięcznych odpisów amortyzacyjnych za cały rok lub jeśli tabela rzeczywistych odpisów, za miesiące, za które naliczono raty amortyzacyjne,
      • wartości początkowej B.O. i wartości umorzeń B.O. na początek okresu obrachunkowego (01.01.),
      • wartości rocznego lub okresowego umorzenia (w przypadku tabeli rzeczywistej t.j. umorzenie za miesiące, za które zostały wykonane raty amortyzacyjne),
      • wartości na koniec roku lub okresu dotyczące wartości początkowej i wielkości umorzenia,
      • wartość pozostałą do umorzenia na końcu danego okresu.
      Zestawienie pokazane jest na ekranie w bardzo obszernej wersji. Jeśli chcemy je wydrukować, należy dokonać selekcji kolumn, zostawić tylko te, które chcemy wydrukować.
      Zestawienie w najpełniejszym wyborze pokazuje listę wszystkich środków trwałych znajdujących się w Kartotece Środków Trwałych oprócz środków trwałych zlikwidowanych w poprzednich latach, przed rokiem, którego dotyczy zestawienie.

      ZESTAWIENIE ŚRODKÓW TRWAŁYCH ZA ROK
      Funkcja służy do uzyskania zestawienia środków trwałych ZAMORTYZOWANYCH lub ZLIKWIDOWANYCH lub ZAKUPIONYCH oraz NIE PODLEGAJĄCYCH AMORTYZACJI.
      Na wyżej wymienionych środkach trwałych można dokonać dalszej selekcji:
      • pogrupować środki trwałe (POJEDYNCZO, WG GRUP, WG MIEJSC UŻYTKOWANIA, WG OSÓB/GRUP OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH za użytkowany środek trwały),
      • jeśli pogrupowanie POJEDYNCZE, należy określić, czy zestawienie (dla WSZYSTKICH środków trwałych, WYBRANEJ GRUPY, WYBRANEGO, MIEJSCA UŻYTKOWANIA).
      Zestawienie zawiera informacje podobnie jak w ZESTAWIENIU MIESIĘCZNYCH UMORZEŃ.
      Zestawienie pokazane jest na ekranie w bardzo obszernej wersji. Jeśli chcemy je wydrukować, należy dokonać selekcji kolumn, zostawić tylko te, które chcemy wydrukować.

      WYDRUK ANALITYCZNY ROCZNY WARTOŚCI ŚRODKÓW TRWAŁYCH
      Funkcja służy do otrzymania zestawienia planowanego lub rzeczywistego za zadany rok obrachunkowy. Jeśli użytkownik chce otrzymać dane rzeczywiste, musi określić miesiąc do zestawienia lub zaakceptować datę ostatniego dekretowania amortyzacji.
      Aby otrzymać zestawienie należy określić:
      • pogrupowanie: POJEDYNCZO, WG GRUP, WG POCHODZENIA, WG MIEJSC UŻYTKOWANIA; jeśli pogrupowanie POJEDYNCZO należy określić czy zestawienie dla: WSZYSTKICH środków trwałych, WYBRANEJ GRUPY, WYBRANEGO MIEJSCA UŻYTKOWANIA,
      • zestawienie dla WSZYSTKICH środków trwałych umarzanych bez jednorazowo 100% umorzonych oraz nie podlegających umorzeniu, BEZ jednorazowo 100% UMORZONYCH, TYLKO jednorazowo w 100% UMORZONE.
      W zmniejszeniach wykazano:
      • wartość o jaką zmniejszono wartość początkową i jego umorzenie dla środka trwałego, którego wartość się zmniejszyła,
      • wartość początkową zlikwidowanego środka trwałego, oraz wartość niezamortyzowanej części umorzenia, jeśli likwidowany środek nie był całkowicie zamortyzowany.
      W zwiększeniach wykazano:
      • wartość o jaką zwiększono wartość początkową i jego umorzenie dla środka trwałego, którego wartość się zwiększyła np. z powodu unowocześnienia,
      • wartość początkową nowo zakupionego środka trwałego, oraz wartość zakupu jako umorzenia, jeśli środek trwały był w 100% umorzony.
      Zmniejszenia/zwiększenia wartości ukazują tylko wartość stanowiącą różnicę między dotychczasową wartością początkową a nowo ustaloną, natomiast umorzenie pokazuje podwyższenie/obniżenie miesięcznej raty amortyzacyjnej pomnożonej przez ilość miesięcy od momentu podwyższenia/obniżenia do końca danego okresu.
      Zestawienie pokazane na ekranie można wydrukować dokonując selekcji kolumn, jeśli jest ona potrzebna.

      ZESTAWIENIE ZBIORCZE OBROTÓW ŚRODKÓW TRWAŁYCH
      Funkcja służy do uzyskania zestawienia pokazującego ruch środków trwałych w ciągu roku obrachunkowego (przychody i rozchody).
      Aby otrzymać zestawienie planowane lub rzeczywiste (po określeniu daty jak w w/w zestawieniach) należy określić czy zestawienie dla: WSZYSTKICH środków trwałych, WYBRANEJ GRUPY, ... , oraz czy zestawienie dla: WSZYSTKICH środków trwałych, UMARZANYCH, ... .
      Zestawienie przedstawia wartości środków trwałych i ich umorzenia w poszczególnych miesiącach.
      W przychodach wykazano nowo zakupione środki trwałe, także te, które są w 100% umorzone oraz te, którym podwyższono wartość. W rozchodach wykazano zlikwidowane środki trwałe całkowicie zamortyzowane i niezamortyzowane oraz te, którym zmniejszono wartość.
      Zmniejszenie/zwiększenie wartości ukazuje tylko wartość stanowiącą różnicę między dotychczasową wartością początkową a nowo ustaloną, natomiast umorzenie pokazuje w danym miesiącu podwyższenie/obniżenie raty amortyzacyjnej.
      Zestawienie pokazane na ekranie można wydrukować dokonując selekcji kolumn, jeśli jest ona potrzebna.
    6. Archiwum
      W Archiwum znajdują się zlikwidowane w poprzednich latach środki trwałe. Decyzją użytkownika zostały przeniesione z Kartoteki Środków Trwałych, podczas wykonywania B.O. na nowy rok obrachunkowy.
    7. Słowniki

      SŁOWNIK GRUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH
      Do słownika tego wpisujemy grupę z symbolu klasyfikacyjnego (KRŚT), wg którego są porządkowane środki trwałe Jest to grupa jednoznakowa w słowniku uzupełniana dalszymi cyframi (podgrupą i rodzajem) podczas wprowadzania grupy do Kartoteki Środka Trwałego. Jeśli użytkownik systemu zamierza ewidencjonować oprócz środków trwałych również wartości niematerialne, wówczas w słowniku grup dodaje grupy literowe na opis poszczególnych wartości niematerialnych.

      SŁOWNIK MIEJSC UŻYTKOWANIA
      Słownik ten zawiera kody z opisem wszystkich miejsc użytkowania środków trwałych. Miejsce użytkowania jest jedną z danych umożliwiającą selekcję środków trwałych wprowadzonych do ewidencji w Kartotece Środków Trwałych.

      SŁOWNIK OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH ZA UŻYTKOWANY ŚRODEK TRWAŁY
      W słowniku znajduje się lista osób lub grup osób odpowiedzialnych za używany środek trwały.

      SŁOWNIK POCHODZENIA ŚRODKÓW TRWAŁYCH
      Jest to słownik sposobów pozyskania środków trwałych. Może to być np. zakup nowego, zakup używanego środka trwałego, ukończona inwestycja, obcy środek trwały w użytkowaniu, itp.
    8. Obsługa systemu

      SORTOWANIE KARTOTEK
      Sortowanie kartotek jest zalecane po wszelkich awariach systemu. Można je także wykonywać, a nawet jest to wskazane, np. raz w tygodniu, w trakcie normalnej bezawaryjnej pracy systemu.

      ARCHIWIZACJA DANYCH
      Archiwizacja danych odbywa się zgodnie z algorytmem wprowadzonym w opcji KONFIGURACJA SYSTEMU. Zaleca się przeznaczenie na archiwum dyskietek oznakowanych napisem "poniedziałek", "wtorek", "środa" itd. i archiwizowanie na te dyskietki danych z kolejnych dni. Po upływie tygodnia te same dyskietki wykorzystujemy ponownie, zgodnie z ich oznaczeniem. Dyskietki z kopią danych po wykonaniu zaksięgowania miesiąca powinny być przechowywane przez dłuższy okres czasu. Użytkownik musi mieć świadomość, że w przypadku awarii dyskietki archiwalne mogą umożliwić odzyskanie danych, jakie były wprowadzone do komputera tylko do chwili ostatniej archiwizacji.
      Uwaga: W przypadku braku dyskietek archiwalnych serwis oprogramowania może odmówić czynności związanych z odzyskiwaniem lub testowaniem uszkodzonych danych użytkowych systemu.

      SŁOWNIK OPERATORÓW
      Słownik operatorów wypełnia w zasadzie administrator systemu wprowadzając nazwiska, sygnatury, hasła i priorytety operatorów. Hasła i sygnatury muszą być unikalne dla każdego operatora. Hasła nie mogą zawierać polskich znaków diakrytycznych. Hasło podawane jest przy wejściu do programu. Sygnaturą oznaczany jest każdy dekret oraz wydruk wykonany przez operatora. Priorytet operatora jest związany z progiem dostępu do opcji - operator ma dostęp do opcji, których próg dostępu nie jest wyższy niż jego priorytet.
      Administrator informuje wszystkich operatorów o przyznanych hasłach; umożliwi im to pierwsze wejście do programu i zmianę swoich haseł.
      Skuteczność przedstawionego tu systemu haseł i priorytetów, którego celem jest m.in. powiązanie odpowiedzialności za wprowadzane dane z operatorami i selektywny dostęp do funkcji programu, zależy od spełnienia kilku warunków:
      • opcje SŁOWNIK OPERATORÓW i USTAWIANIE PROGU DOSTĘPU DO OPCJI powinny być dostępne tylko dla administratora,
      • opcja ZMIANA HASŁA OPERATORA powinna być dostępna dla każdego operatora,
      • każdy operator kończąc pracę powinien zakończyć działanie programu po to aby następny operator musiał podać swoje hasło przy wejściu do programu.

    9. Konfiguracja

      KONFIGURACJA SYSTEMU (opisano w pkt. 3.I.)

      ZMIANA HASŁA OPERATORA
      Operatorzy powinni zmienić hasło co najmniej po wstępnym nadaniu go przez administratora umożliwiającym pierwsze wejście do programu.

      USTAWIANIE PROGU DOSTĘPU DO OPCJI
      Najwyższy dopuszczalny próg to 9. Do opcji z pustym lub zerowym progiem mają dostęp wszyscy operatorzy. Uaktywnienie nowych progów wymaga restartu programu. W opcji tej można zmienić także hasło, którego podanie konieczne jest dla wykonania kilku, specjalnie chronionych, funkcji systemu m.in. zaksięgowania dokumentów, kasowania definicji sprawozdań, kasowania definicji automatycznych księgowań itd.

      USTAWIANIE KOLORÓW
      W opcji tej możemy ustawić kolory trzech obiektów, z którymi pracujemy w systemie ŚRODKI TRWAŁE:
      • ekranu poza powierzchnią tabeli głównej,
      • tabeli głównej,
      • tabeli przywołanej do podpowiedzi klawiszem F8.
      Przełączamy się pomiędzy tymi obiektami klawiszem Tab i dla każdego z nich możemy niezależnie zmieniać kolor pierwszego planu i tła dla tekstów zwykłych i wyróżnionych tzn. wybranych w tabeli lub edytowanych.
      Posiadacze monitorów mono VGA mogą ustawić poziomy szarości. Posiadacze kart graficznych HERCULES mają mniejsze możliwości wyboru. Dla nich zalecane są dwa ustawienia MONO i INVERS MONO.
      Przy ustawianiu kolorów należy pamiętać o następujących zasadach:
      • przy pracy sieciowej ustawienie obowiązuje wszystkich użytkowników,
      • należy unikać ustawiania koloru jasnego białego (Bright White) - kolorem tym zaznaczane są w różnych opcjach wyselekcjonowane rekordy.

      WYDRUK ZAPAMIĘTANYCH PLIKÓW
      Funkcja pozwala obejrzeć i wydrukować plik, który został utworzony w opcji DRUKARKA podczas tworzenia wydruku. Szczegółowe omówienie opcji DRUKARKA zawarte jest w p. 4.II.

      OPCJA UNIWERSALNA
      Opcja dla serwisu oprogramowania.

      SYSTEM OPERACYJNY
      Wejście do systemu operacyjnego. Powrót do systemu BONUS następuje po wpisaniu polecenia EXIT.

      PRZEGLĄDANIE DYSKIETKI
      Funkcja identyczna jak w systemie operacyjnym dir /p.

      FORMATOWANIE DYSKIETKI
      Funkcja identyczna jak w systemie operacyjnym format /u.

  4. EKSPLOATACJA SYSTEMU

    1. Instalacja oprogramowania
      Minimalne wymagania dla zainstalowania i użytkowania systemu ŚRODKI TRWAŁE są następujące:
      • komputer IBM PC lub kompatybilny typu AT, 386 lub 486 z pamięcią RAM minimum 640 KB, twardym dyskiem min. 20 MB i jedną stacją dyskietek,
      • drukarka 15",
      • system operacyjny MS-DOS 3.3 lub późniejszy,
      • zasilacz awaryjny.
      Instalacji dokonuje w zasadzie dostawca programu poprzez utworzenie odpowiednich kartotek na twardym dysku, dokonanie zmian w zbiorach CONFIG.SYS i AUTOEXEC.BAT, wpisanie programu na dysk oraz założenie pustych kartotek obsługiwanych przez program. Skompilowany program wraz z pustymi kartotekami dostarczany jest użytkownikowi na dyskietce. Jeśli użytkownik nie ma specjalnych wymagań dotyczących konfiguracji systemu dostarczana jest mu dyskietka instalacyjna zawierająca program instalacji i wszystkie zbiory niezbędne do pracy systemu. Bardzo istotna dla prawidłowego funkcjonowania programu jest właściwa konfiguracja komputera.
      W zbiorze CONFIG.SYS w katalogu głównym dysku twardego powinien znajdować się zapis:
      FILES=100 (lub więcej)
      BUFFERS=20 (lub więcej)
      W zbiorze AUTOEXEC.BAT powinien znajdować się zapis:
      SET CLIPPER=//F:95.
      Przykładowa postać zbioru CONFIG.SYS:

      DEVICE=C:\DOS\HIMEM.SYS
      DEVICE=C:\DOS\EMM386.EXE RAM
      DOS=HIGH,UMB
      FILES=100
      BUFFERS=20

      Przykładowa postać zbioru AUTOEXEC.BAT:

      @ECHO OFF
      SET CLIPPER=//F:95
      PROMPT $P$G
      PATH C:\DOS
    2. Pierwsze kroki z programem.
      Pracę w systemie ŚRODKI TRWAŁE należy rozpocząć od określenia konfiguracji systemu. Po określeniu wyjściowych parametrów działania systemu należy wypełnić odpowiednią informacją wszystkie słowniki systemowe.
      Sterowanie programem odbywa się za pomocą systemu zagnieżdżonych menu. Powrót do menu wyższego poziomu odbywa się przez naciśnięcie klawisza ESC. Naciśnięcie klawisza F1 wyświetla informację pomocniczą tzw. sufler (HELP) zawierający podpowiedź związana z wykonywana funkcją. W systemie dostępny jest jeszcze sufler o charakterze ogólnym związany z pracą z tabelą (kartoteką) inicjowany klawiszami Ctrl F1.

      DZIAŁANIE KLAWISZY PRZY PRZEGLĄDANIU I EDYCJI KARTOTEK
      KLAWISZ DZIAŁANIE
      ée Przewijanie wierszy.
      <====> Przewijanie kolumn (pól).
      PgUp, PgDn Przewijanie wierszy stronami.
      Ctrl PgUp Pierwszy wiersz kartoteki.
      Ctrl PgDn Ostatni wiersz kartoteki.
      Home Pierwsza kolumna na ekranie.
      End Ostatnia kolumna na ekranie.
      Ctrl Home Pierwsza kolumna kartoteki.
      Ctrl End Ostatnia kolumna kartoteki.
      Enter Wejście do edycji pola i zaakceptowanie nowej wartości.
      Esc Wyjście z przeglądania lub zaniechanie edycji pola.
      F1 Wywołanie podpowiedzi.
      F3 Wyszukiwanie wg aktywnego klucza sortującego.
      Po podaniu w wyświetlonym okienku ciągu znaków wyszukiwany jest w obrębie całej kartoteki pierwszy wiersz, którego klucz sortujący:
      • rozpoczyna się od podanego ciągu znaków (dla klucza znakowego),
      • jest równy wpisanej danej (dla liczb i dat).
      F4 Wyszukiwanie wg bieżącej kolumny.
      Wpisanie ciągu powoduje poszukiwanie wśród wszystkich wierszy następujących po wierszu bieżącym tego, którego wybrana kolumna:
      • zawiera, lub gdy ciąg rozpoczniemy znakiem "!", rozpoczyna się podanym ciągiem znaków (dla kolumn znakowych),
      • jest równa wpisanej danej (dla liczb i dat).
      F5 Zmiana sposobu uporządkowania (klucza sortującego kartoteki).
      F6 Początek wyszukiwania wg aktywnego klucza sortującego poprzez wprowadzanie kolejnych znaków z klawiatury.
      F7 Dopisanie nowego wiersza w kartotece.
      F8 Wyświetlenie (o ile istnieje) słownika lub kartoteki pomocniczej do aktualnie edytowanego pola lub zmiennej.
      Shift F9 Zamrożenie kolejnej kolumny.
      Shift F10 Odmrożenie ostatnio zamrożonej kolumny.
      F10 Usuwanie kolumny (dla separatora 11).
      Alt F10 Zamiana kolumn miejscami (dla separatora 11).
      Enter, Ctrl Enter Przeniesienie danej ze słownika lub kartoteki pomocniczej do edytowanego pola.
      Tab Skopiowanie danej z wiersza położonego nad linią aktualnie edytowaną.
      Del Skasowanie aktualnego wiersza.
      Ins Przełączanie sposobu pisania znaków (nadpisywanie/wstawianie).
      Alt M, Ins Zaznaczenie wiersza (podświetlenie).
      Szczególną rolę w systemie odgrywa klawisz F8. Jego naciśnięcie wywołuje słownik lub pomocniczą kartotekę i pozwala "ściągnąć" stamtąd edytowaną daną. Zwalnia to użytkownika od pamiętania wielu danych, korzystania z dodatkowych notatek lub z konieczności opuszczenia opcji, w której się znajduje. Aktywność klawisza F8 sygnalizuje specjalny kształt kursora: wypełniona górna połowa prostokąta. Klawiszem F8 rozpoczynamy także dekretowanie po wybraniu lub utworzeniu zapisu oraz definiowanie składników grup analitycznych.
      Innym ważnym klawiszem jest F5. Zmienia on sposób uporządkowania kartoteki. Aktualny klucz pokazany jest w lewym dolnym rogu tabeli w nawiasach np. (data) co oznacza, że oglądamy tabelę posortowaną wg daty i co bardzo ważne, mamy możliwość szybkiego znalezienia poszukiwanego rekordu posługując się klawiszem F3. Brak wspomnianego napisu w nawiasach oznacza, że oglądamy kartotekę nie posortowaną i użycie klawisza F3 do szybkiego szukania jest niemożliwe.
      Wyjście z opcji edytowania i przeglądania każdej kartoteki kończy się zapytaniem o wydruk. Użytkownik ma więc możliwość uzyskania wydruków nie tylko podstawowych dokumentów księgowych, ale także wszelkich kartotek słownikowych, wybranych przez siebie zestawień itp. Zmiana parametrów wydruku odbywa się w opcji DRUKARKA.
      Znaczenie poszczególnych pól w tej opcji jest następujące:
      Gęstość druku: 1 - 10 zn/cal,
      2 - 12 zn/cal,
      3 - 17 zn/cal,
      4 - 20 zn/cal.
      Typ ramek: 0 - tylko linie poziome oddzielające nagłówek i koniec wydruku,
      1 - pełne ramki drukowane znakami semigraficznymi co znacznie przedłuża czas wydruku na drukarkach igłowych.
      Górny margines: liczba linii początkowego wysuwu papieru na każdej stronie,
      Lewy margines: liczba spacji, od których zaczyna się każda linia.
      Podkreślenia: rozdzielenie wierszy tabeli znakami podkreślenia.
      Wydruk ciągły: po wybraniu "T" konieczne potwierdzenie gotowości do wydruku każdej strony.
      Kasowanie drukarki przed wydrukiem: "T" oznacza posłanie znaku RESET przed wydrukiem.
      Dodatkowe kody drukarki: zapisane dziesiętnie, oddzielone przecinkami kody posłane na drukarkę przed wydrukiem. Można posłać 2 grupy kodów rozdzielone znakiem "/". Pierwsza grupa dotyczy całego wydruku a druga wnętrza tabeli.
      Tryb drukarki: ESC/P, IBM lub HPPCL
      Port drukarki/Plik: parametr ten określa gdzie kierowany będzie wydruk. Wpisanie LPT1, LPT2 lub LPT3 kieruje wydruk do odpowiedniego portu komputera. Wpisanie innej wartości, ale takiej która jest akceptowana przez DOS jako nazwa pliku spowoduje przesłanie wydruku do pliku o podanej nazwie w katalogu roboczym użytkownika. Plik ten można obejrzeć i wydrukować w opcji WYDRUK ZAPAMIĘTANYCH PLIKÓW. Można skopiować go też na dyskietkę.
      Przydatne do drukowania mogą być także klawisze F10 i Alt F10. Jeśli tabela, którą widzimy na ekranie i zamierzamy wydrukować ma kolumny oddzielone separatorem "11" to klawiszem F10 możemy usunąć niepotrzebne kolumny a kombinacją klawiszy Alt F10 (trzymając wciśnięty klawisz Alt wciskamy F10) możemy przestawiać kolejność kolumn. W prawym górnym rogu ramki wpisana jest aktualna szerokość wydruku. Znając wybraną gęstość druku i szerokość wałka (bębna) drukarki możemy ocenić czy wydruk zmieści się bez zawijania linii.
      Proste zasady sterowania programem oraz możliwość podglądu informacji pomocniczej pozwoliły na maksymalne wykorzystanie powierzchni ekranu do celów merytorycznych.
    3. Ochrona danych.
      Prawidłową eksploatację programu i bezpieczeństwo danych zapewnia:
      • sprawny i niezawodny sprzęt komputerowy,
      • prawidłowa konfiguracja komputera i programu,
      • posiadanie zasilacza awaryjnego UPS (!),
      • wykonywanie okresowej (najlepiej codziennej) archiwizacji danych,
      • unikanie uruchamiania na komputerze wielu różnorodnych programów, a w szczególności gier niewiadomego pochodzenia,
      • zmiana konfiguracji komputera tylko przez doświadczonego informatyka,
      • okresowa kontrola antywirusowa komputera (w przypadku uruchamiania na komputerze oprogramowania obcego lub korzystania z obcych dyskietek).
      Szczegółowe zalecenia i uwagi dotyczące archiwizacji zawarte są w p. 3.VII. opisującym opcję ARCHIWIZACJA DANYCH.
    4. Postępowanie przy awariach systemu.
      Błędy w funkcjonowaniu programu mogą wystąpić z wielu powodów. Najczęściej są to:
      • przerwy lub zakłócenia w zasilaniu komputera przy braku zasilacza awaryjnego,
      • niewłaściwa konfiguracja systemu operacyjnego komputera,
      • wyłączenie komputera w czasie pracy programu,
      • działanie wirusa komputerowego,
      • usterki programu występujące w czasie jego wdrażania lub modyfikowania (dopuszczalne we wstępnym okresie eksploatacji systemu),
      • uszkodzenie komputera (np. dysku twardego).
      W przypadku stwierdzenia błędów w działaniu programu zaleca się przeprowadzenie następujących kroków:
      • zapisanie okoliczności, w których wystąpił błąd, godziny i daty do zeszytu serwisowego,
      • przepisanie z ekranu komunikatów o błędzie; szczególnie cenne są dla serwisu oprogramowania komunikaty w języku angielskim. Uwaga: najczęściej możliwe jest wydrukowanie komunikatów o błędzie klawiszem "PrtScr" przy włączonej drukarce,
      • ewentualne wykonanie kontroli antywirusowej systemu,
      • restart komputera i ponowne wywołanie programu,
      • WYKONANIE SORTOWANIA KARTOTEK,
      • zawiadomienie serwisu w przypadku jeżeli błędy i niezgodności nie ustąpiły oraz każdorazowo w przypadku błędów sygnalizowanych na ekranie i powodujących przerwanie działania programu.
      Prawidłowa eksploatacja systemu pozwala ograniczyć błędy i usterki do minimum.